Ask Me Anything: Format für bessere Change-Kommunikation

Bei Veränderungsprozessen fehlt es häufig an klarer Kommunikation oder an der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden durch diejenigen, die für die Veränderung verantwortlich sind. Statt einfach anzunehmen, was die Belegschaft interessiert, braucht es eine offene Plattform für Austausch. Hier kommt das „Ask Me Anything“ (AMA) ins Spiel, ein Format, das für mehr Partizipation sorgt und Veränderungen transparenter gestaltet.

Über die Methode

Ein AMA ist ein Frage-Antwort-Format, bei dem eine Person oder Gruppe Fragen zu einem bestimmten Thema beantwortet – und zwar alle, die das Publikum interessieren. Ursprünglich durch das Internet, insbesondere Reddit, bekannt geworden, eignet sich das Format hervorragend, um in Organisationen offene Fragen zu neuen Projekten, Umstrukturierungen oder anderen Veränderungen zu klären.

Besonders geeignet sind AMAs für:

  • die Einführung neuer Stellen oder Rollen
  • Strukturveränderungen
  • die Vorstellung neuer Projekte oder Initiativen
  • Fragen nach wichtigen Entscheidungen oder Ankündigungen
  • Einführung neuer IT-Tools

Durchführung

Ein AMA kann sowohl online (z.B. über Videokonferenz-Tools oder Enterprise Social Networks) als auch in Präsenz oder hybrid durchgeführt werden. Jede Variante bringt unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Es ist sinnvoll, die Session aufzuzeichnen, damit Mitarbeitende, die nicht teilnehmen konnten, diese nachholen können.

Unabhängig von der Variante kann eine Moderation hilfreich sein, um die Diskussion zu strukturieren und respektvoll zu halten. Sie erhöht jedoch das Risiko von Voreingenommenheit, da die Auswahl der Fragen subjektiv erfolgen kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein AMA durchzuführen: Fragen vorab einsammeln oder live beantworten. Beide Varianten haben ihre Vorzüge und eignen sich je nach Kontext unterschiedlich gut.

Variante 1: Fragen vorab einsammeln

Diese Methode ist sinnvoll, wenn komplexe Fragen erwartet werden, die möglicherweise eine Recherche erfordern. Sie eignet sich auch für größere Gruppen, in denen nicht alle gleichzeitig zu Wort kommen können.

Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Ankündigung: Die AMA-Session frühzeitig ankündigen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
  2. Fragen sammeln: Fragen im Voraus einsammeln – z.B. über ein Umfrage-Tool oder per E-Mail.
  3. Vorbereitung: Die Fragen sichten, thematisch sortieren und ggf. relevante Informationen recherchieren.
  4. Durchführung:
    • Begrüßung, kurzer Überblick zum Anlass der Session und Vorstellung der Person oder Gruppe, welche die Fragen beantwortet.
    • Antworten auf die gesammelten Fragen geben und zusätzliche Fragen während der Session zulassen.
  5. Abschluss: Dank an alle Beteiligten und Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Angebot, offene Fragen nachträglich zu beantworten.
  6. Feedback einholen: Feedback zur Session einholen, um künftige AMAs zu verbessern.

Variante 2: Fragen live beantworten

Diese Variante fördert eine direkte, spontane und authentische Kommunikation. Eine Option zur anonymen Fragestellung kann hier helfen, auch zurückhaltende Mitarbeitende einzubinden.

Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Ankündigung: Die AMA-Session frühzeitig ankündigen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
  2. Option zur anonymen Fragestellung: Möglichkeit bieten, Fragen vorab anonym einzureichen.
  3. Durchführung:
    • Begrüßung, kurzer Überblick zum Anlass der Session und Vorstellung der Person oder Gruppe, welche die Fragen beantwortet.
    • Fragen werden live gestellt – entweder mündlich oder schriftlich.
  4. Abschluss: Dank an alle Beteiligten und Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Angebot, bei Bedarf kontaktiert zu werden, um weitere Fragen oder Bedenken zu besprechen.
  5. Feedback einholen: Feedback zur Session einholen, um künftige AMAs zu verbessern.

Nachbereitung

Nach der AMA-Session sollte das Team, welches das Event organisiert hat, ein Lessons Learned ansetzen, um das Feedback zu verarbeiten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Zudem sollten die gestellten Fragen und Antworten dokumentiert und für alle zugänglich gemacht werden – beispielsweise im Wiki, Blog oder Intranet.

Fazit

Das “Ask Me Anything”-Format kann dabei helfen, Veränderungen besser zu kommunizieren, indem es Transparenz schafft und Mitarbeitende aktiv einbindet. Egal, ob Fragen im Voraus gesammelt oder live beantwortet werden, ob online, hybrid oder in Präsenz – AMA-Sessions sind flexibel und leicht umsetzbar. Letztlich können sie Missverständnisse vermeiden und die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen. Zusätzlich fördern sie eine Kultur des offenen Austauschs und der Zusammenarbeit.

Probier das Format doch einfach mal aus – ich wünsche viel Spaß dabei!


Titelbild von Canva.

Nützliche MediaWiki-Erweiterungen

MediaWiki zählt zu den führenden Wiki-Systemen und ist möglicherweise sogar das am weitesten verbreitete. Dies verdankt es seiner vielfältigen Anpassungsfähigkeit und vor allem seiner Prominenz durch die Wikipedia, welche auf MediaWiki basiert.

Wie auch andere Open-Source-Wikis lebt MediaWiki von den vielen durch die Community entwickelten Erweiterungen. Doch mit rund 1.500 verfügbaren Add-ons gibt es zu viele, um den Überblick zu behalten.

Daher möchte ich hier einige der, meiner Meinung nach, nützlichsten MediaWiki-Extensions vorstellen. Natürlich ist die Auswahl stark von den individuellen Anforderungen abhängig, doch die folgenden Erweiterungen dürften jedes MediaWiki bereichern.

Wer sich für weitere Wiki-Lösungen interessiert und erfahren möchte, wie diese im Vergleich zueinander abschneiden, sollte einen Blick auf den folgenden Artikel werfen: Wiki-Vergleich: 6 Alternativen zu Confluence

Die Erweiterungen im Überblick

Vorweg: Erweiterungen (oder im Englischen “extensions”) sind von der Community programmierte Zusatzmodule, die spezifische Funktionen und Features zur Basisinstallation von MediaWiki hinzufügen.

Die folgenden Extensions sind in keiner besonderen Reihenfolge aufgelistet und ebenso wie MediaWiki und die meisten anderen Erweiterungen alle Open Source.

Erweiterungen, welche ebenfalls hilfreich sind, jedoch bei der Installation von MediaWiki mitinstalliert werden können (wie Replace Text, Thanks, MultimediaViewer oder VisualEditor), werden in diesem Artikel nicht berücksichtigt.

LinkTitles – automatisches Verlinken

Die Entdeckung dieser Erweiterung hat mich besonders gefreut, da sie eine fundamentale Funktionsweise des Wiki-Prinzips erleichtert: das Verlinken von Seiten.

LinkTitles automatisiert das Verlinken von Seiten anhand der im Text vorkommenden Wörter oder Wortkombinationen. Wenn die Standardeinstellungen beibehalten werden, passiert dies bei jedem Speichervorgang. Zudem gibt es eine Spezialseite (Spezial:LinkTitles), über welche der Prozess über alle Seiten hinweg angestoßen werden kann. Natürlich ist es nach wie vor möglich, Verlinkungen händisch hinzuzufügen. Ich finde diese Extension besonders hilfreich, wenn die Anzahl der Wiki-Seiten den Bereich des Überschaubaren überschreitet.

Beispiel: Wenn ich den Satz “Lessons Learned ist eine Methode aus dem Wissensmanagement.” in eine Seite einfüge und es zu “Lessons Learned” und “Wissensmanagement” bereits Seiten im Wiki gibt, werden diese Begriffe automatisch verlinkt.

LinkTitles-Beispiel

Lingo – Glossar/Abkürzungen

Lingo bietet die Möglichkeit, ein zentrales Glossar zu erstellen, welches die definierten Begriffe auf anderen Seiten erkennt und die hinterlegten Definitionen dieser anzeigt, wenn mit der Maus über sie gehovert wird.

Ich nutze die Erweiterung jedoch gerne in einer etwas abgewandelten Form, nämlich als Abkürzungsverzeichnis. Die übrige Funktionalität bleibt unverändert. Sobald eine zuvor im Abkürzungsverzeichnis definierte Abkürzung in einem beliebigen Teil des Wikis auftaucht, wird sie visuell hervorgehoben und ihre Bedeutung erscheint beim Überfahren mit der Maus.

MediaWiki Lingo Extension
Screenshot der Lingo-Erweiterung, Link

Für eine Glossar-Seite hatte ich bisher keinen Bedarf, da ich der Ansicht bin, dass zu erklärende Begriffe in der Regel relevant genug sind, um für diese eine dedizierte Seite im Wiki anzulegen. Durch die Verwendung von der oben vorgestellten Erweiterung LinkTitels wird dann auch diese automatisch verlinkt und unter Verwendung der nachfolgenden Erweiterung “Popups” beim Mouseover erklärt.

Damit die erstellte Seite von der Erweiterung als zentrales Glossar erkannt und genutzt wird, muss diese den Namen “Glossar” haben (angenommen, das MediaWiki wurde auf Deutsch eingerichtet).

Wenn die Seite, auf welcher die Begriffe/Abkürzungen definiert werden, einen anderen Namen als “Glossar” haben soll (zum Beispiel “Abkürzungen”), muss dies auf der Config-Seite “[www.DeinWiki.de]/index.php/MediaWiki:Lingo-terminologypagename” geändert werden.


Popups – Seitenvorschau

Auf die folgende Erweiterung stieß ich das erste Mal 2017, als ich mein erstes MediaWiki aufsetzte. Ich wunderte mich, dass ich keine Vorschau der Seiten erhalte, wenn ich über interne Links hover, wie ich es von Wikipedia gewohnt war.

Popups zeigt beim hovern über einen internen Link mit der Maus eine kleine Vorschau des verlinkten Artikels an, bestehend aus den ersten Textzeilen und dem ersten Bild (falls verfügbar). Dies bietet Nutzer*innen einen schnellen Einblick in den Inhalt, ohne die aktuelle Seite verlassen zu müssen.

Screenshot der Popups-Funktionalität in einem Test-MediaWiki.

ContainerFilter – Inhaltsfilterung

ContainerFilter ermöglicht die Integration eines Suchfeldes innerhalb einer Wiki-Seite, die Eingaben in Echtzeit in festgelegten Bereichen (standardmäßig Tabellen) dieser Seiten filtert.

Beispiel: Wenn ich auf einer Seite eine große Tabelle habe, kann ich den ContainerFilter verwenden, um auf der Seite in Echtzeit innerhalb dieser Tabelle zu filtern. Alle Einträger innerhalb dieser Tabelle, die nicht mit der Eingabe übereinstimmen, verschwinden umgehend.

MediaWiki ContainerFilter Extension
ContainerFilter anhand einer fiktiven Yellow-Pages-Seite

CirrusSearch – verbesserte Suche

CirrusSearch ist eine weit verbreitete und leistungsfähige Suchfunktion basierend auf Elasticsearch, welche die Volltextsuche im Wiki verbessert. Es ermöglicht schnellere und genauere Suchergebnisse als die Standard-Suche.


MobileFrontend – mobile Ansicht

MobileFrontend optimiert MediaWiki-Seiten für mobile Endgeräte, wodurch sie einfacher auf diesen nutzbar sind. Nicht alle MediaWiki-Skins (auch als Themes oder Templates bekannt) benötigen diese Erweiterung, da einige bereits über eigenständige, mobilfreundliche Oberfläche verfügen. Der Standardskin von MediaWiki, “Vector”, hingegen erfordert die Erweiterung, um mobile-friendly zu sein.

Am besten lässt sich der Nutzen im direkten visuellen Vergleich transportieren.

Mobile Ansicht ohne (links) vs. mit (rechts) Extension “MobileFrontend”

RelatedArticles – verwandte Artikel

RelatedArticles zeigt am Ende von Wiki-Seiten eine Liste mit thematisch verwandten Wiki-Artikeln an. Dies verbessert die Navigation und fördert das Stöbern innerhalb des Wikis.

Beispiel: Am Ende einer Seite über “Linux” könnten verwandte Inhalte wie “Linux-Distributionen”, “Open-Source-Software” oder “Debian 12 Serverkonfiguration” vorgeschlagen werden.


SandboxLink – eigene Spielwiese

Eine Sandbox (im Deutschen oft als Sandkasten oder Spielwiese übersetzt) ist im Wiki-Kontext ein spezieller Bereich, in welchem Nutzer*innen experimentieren und üben können, ohne den Hauptinhalt des Wikis zu beeinträchtigen. Sie dient als Testumgebung, um das Bearbeiten zu lernen, neue Funktionen zu testen oder Änderungen vorzubereiten, bevor sie live gehen.

Die Erweiterung SandboxLink fügt für alle angemeldeten Nutzer*innen einen individuellen Link zu ihrer persönlichen Sandbox hinzu.

Eigener “Spielwiese”-Link im Menü aller Nutzer*innen

Semantic MediaWiki – Datenstrukturierung

Semantic MediaWiki (kurz SMW) erweitert die Funktionalität von MediaWiki, sodass Daten innerhalb des Wikis strukturiert zu speichern und abzufragen.

Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie SMW eingesetzt werden kann, um Produkten spezifische Kriterien zuzuordnen und diese anschließend danach zu filtern.

Schritt 1 – Seitenerstellung für jedes Produkt: Für jedes Produkt muss eine eigene Wiki-Seite erstellt werden. Neben allen weiteren Informationen auf dieser Seite müssen semantische Tags hinzugefügt werden, die wichtige Informationen über das Produkt speichern. Für dieses Beispiel wurden einer Produktseite die folgenden Tags hinzugefügt:

[[Kategorie:Produkt]]
[[Kategorie:Elektronik]]
[[Produktname::Smartphone X]]
[[Preis::799]]
[[Hersteller::TechGuru]]

Schritt 2 – Abfragen von Daten: Nun kann SMW genutzt werden, um Produkte zum Beispiel auf einer anderen Wiki-Seite nach spezifischen Kriterien zu filtern und beispielsweise tabellarisch aufzuführen. Hier ist ein Beispiel für eine solche Abfrage:

{{#ask: [[Kategorie:Produkt]] [[Kategorie:Elektronik]] [[Preis::<1000]]
| ?Produktname
| ?Preis
| ?Hersteller
| format=table
}}

Diese Abfrage erzeugt eine Tabelle aller Elektronikprodukte, die weniger als 1000 Euro kosten.


HitCounters – Seitenaufrufe

HitCounters fügt eine Funktionalität zur Erfassung und Anzeige von Seitenaufrufen hinzu. Es ermöglicht somit, die Popularität einzelner Seiten zu identifizieren.

MediaWiki HitCounters Extension
Anzeige der Seitenaufrufe im Footer jeder Seite

Zudem fügt die Erweiterung eine neue Spezialseite namens Spezial:Beliebteste_Seiten hinzu, auf welcher alle Wiki-Seiten nach der Anzahl ihrer Seitenaufrufe absteigend aufgelistet werden.

MediaWiki HitCounters Extension Specialpage
HitCounters Spezialseite “Beliebteste Seiten”

GuidedTour – interaktive Führungen

Die GuidedTour-Erweiterung bietet ein Framework für die Erstellung interaktiver Führungen innerhalb von MediaWiki. Diese “geführten Touren” führen Nutzer*innen schrittweise durch typische Workflows wie das Bearbeiten einer Seite oder das Hochladen eines Bildes, mit Dialogfeldern, die Anweisungen oder Tipps geben.

Mit der Extension kommt eine optionale bereits eingerichtete Tour, welche zeigt, wie Nutzer*innen ihre erste Bearbeitung durchführen können. Weitere Touren müssen eigenständig erstellt werden.


InlineComments – Kommentare im Text

Die Erweiterung InlineComments ermöglicht das Einfügen von Kommentaren direkt im Fließtext einer Wiki-Seite, ähnlich wie in Confluence.

Um einen Kommentar hinzuzufügen, muss man zunächst den gewünschten Text markieren, woraufhin ein „+“-Symbol erscheint. Kommentare können beantwortet, bearbeitet oder, falls nötig, gelöscht werden. Dank der „@“-Mention-Funktion lassen sich auch andere Nutzer*innen benachrichtigen.

By Yaron Koren – Own work, CC BY 4.0, Link

Alle Kommentare werden in der Versionshistorie protokolliert und können bei Bedarf wiederhergestellt werden.


Zusatz

Zuletzt möchte ich eine MediaWiki-Ergänzung erwähnen, welche jedoch technisch gesehen keine Erweiterung darstellt, sondern einen sogenannten “Skin” (aus anderen Kontexten als Theme oder Template bekannt).

Es handelt sich um den Skin “Citizen“, welcher ursprünglich für das Star Citizen Wiki (ja, das ist tatsächlich ein MediaWiki) entwickelt wurde.

Besondere Merkmale:

  • responsives Layout – responsiv und anpassungsfähig an verschiedene Bildschirmgrößen
  • Light-/Dark Mode – Wechsel zwischen hellem und dunklem Modus
  • Lesepräferenzen – Anpassung der Seitenbreite, Schriftgröße und Zeilenhöhe
  • einklappbare Abschnitte – Artikelabschnitte sind ein- und ausklappbar
  • mitscrollendes Inhaltsverzeichnis – Zugriff auf das Inhaltsverzeichnis überall im Artikel
  • progressive Web-App – bietet ein App-ähnliches Erlebnis

Und so sieht dann beispielsweise eine MediaWiki-Seite aus, wenn das System den Skin “Citizen” verwendet.

Screenshot des Citizen Skins von Alistair3149 – Own work, CC BY-SA 4.0, Link

MediaWiki Logo von Serhio Magpie – Own work, CC BY-SA 4.0, Link

Unscharfes Bild im Hintergrund des Titelbildes von WebFactory Ltd auf Unsplash.

Wiki-Gardening in Firmenwikis: Aufgaben und Teambildung

Wiki-Systeme wie MediaWiki, Confluence, DokuWiki und viele mehr können förderliche Werkzeuge für den kollaborativen Wissensaustausch in Organisationen sein. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Seiten, und die internen Verlinkungen gestalten sich immer einfacher, bis das Wiki schließlich zur zentralen Informationsquelle innerhalb der Organisation wird.

Doch mit der steigenden Seitenanzahl wächst auch der Pflegeaufwand. Neu angelegte Seiten wollen auf bereits existierende verlinkt, Kategorien überarbeitet und Inhalte zusammengefasst werden. Da diese Aufgaben in der Regel weniger ansprechend sind als das Erstellen oder Bearbeiten von Seiten, neigen sie dazu, aufgeschoben und vernachlässigt zu werden.

Dies führt in der Konsequenz dazu, dass Seiten verwaisen, an Aktualität verlieren und Redundanzen entstehen. Mitarbeitende verlieren die Lust Inhalte zu teilen und das Wiki wird zu einem weiteren Tool, das aufgrund unzureichender Pflege auf dem Friedhof der ausprobierten IT-Tools in Vergessenheit gerät.

Um dem entgegenzuwirken, sollten sich motivierte und begeisterte Wiki-Nutzer*innen von vorneherein zusammentun und ein Wiki-Gardening-Team bilden.

Was ist Wiki-Gardening?

Wiki-Gardening ist ein Sammelbegriff und umfasst alle Tätigkeiten in einem Wiki, die über das bloße Erstellen und Bearbeiten von Seiten hinausgehen.

Diese Aktivitäten werden im Idealfall von einer Community aus Freiwilligen durchgeführt, die sich der Pflege und Verbesserung des Wikis verschrieben haben. In diesem Zusammenhang wird die Metapher des „Gardenings“, also der Gartenpflege verwendet, weil diese Tätigkeit eine passende Analogie bietet. Gartenarbeit beinhaltet das Jäten von Unkraut und die Pflege der Pflanzen, um sowohl die Ästhetik als auch die Ergiebigkeit des Gartens zu steigern.

Das Hauptziel der Wiki-Gärtner*innen besteht darin, es dem Rest der Wiki-Community zu ermöglichen, sich voll und ganz auf die Erstellung wertvoller Inhalte zu konzentrieren.

Gruppenbildung und Organisatorisches

Aber wer sollte in einem solchen Team sein? Die Antwort ist simpel: alle, die Lust haben, mitzuwirken. Dies gilt, solange sich nicht übermäßig viele Personen melden, was in der Praxis meist die kleinste Sorge ist.

Um die Tätigkeiten des Wiki-Gardenings angehen zu können, braucht es Mitarbeitende, die Spaß daran haben, das Wiki zu pflegen und zu verbessern. Aus diesem Grund ist die Freiwilligkeit auch so wichtig. Wird einfach durch Führungskräfte ein Personenkreis für diese Rolle bestimmt, lässt sich nur schwer eines der einleitend beschriebenen Probleme lösen.

Im Idealfall kristallisieren sich schon während der Pilotierung des Wikis Personen heraus, die ein besonderes Interesse an dessen Pflege zeigen. Diese Mitarbeitenden können direkt angesprochen werden, um ihr Interesse an einer Beteiligung am Wiki-Gardening zu klären.

Zusätzlich kann die Idee des Wiki-Gardenings innerhalb der Organisation kommuniziert und zur Partizipation eingeladen werden.

Sobald sich ein Personenkreis gefunden hat, muss dieser Aufgaben identifizieren und eine passende Regelmäßigkeit finden, in welcher sich diesen gewidmet wird.

Aufgaben im Wiki-Gardening

Die Aufgaben des Wiki-Gardenings sind ebenso unterschiedlich und individuell, wie Organisationen selbst. Da Wiki-Gardening-Teams häufig aus Power-User*innen bestehen, wissen diese selbst am besten, welche Tätigkeiten im Wiki-Alltag auf der Strecke bleiben. Genau solche Aufgaben müssen von der Gruppe regelmäßig durchgeführt werden, um das Wiki aktuell und relevant zu halten.

Hier ein paar typische Aufgaben für den Wiki-Garten (nicht alle Tätigkeiten sind in allen Wiki-Lösungen notwendig):

  • Zusammenführen von Seiten: Ähnliche oder doppelte Inhalte in eine einzige Seite verschmelzen, um Redundanz zu vermeiden.
  • Löschen von Seiten: Veraltete, irrelevant gewordene oder unangemessene Seiten entfernen.
  • Anlegen von Weiterleitungen: Nutzer*innen automatisch von einer Seite auf eine andere weiterleiten, insbesondere nach dem Verschieben oder Umbenennen von Seiten.
  • Hinzufügen von internen Verlinkungen: Navigation und Vernetzung innerhalb des Wikis durch Verknüpfung von Seiten verbessern.
  • Einsetzen von Redlinks: Links auf noch nicht existierende Seiten platzieren, um die Erstellung fehlender Inhalte anzuregen.
  • Zusammenführen von Kategorien: Ähnliche Kategorien verschmelzen, um Überschneidungen zu minimieren und die Navigation zu vereinfachen.
  • Ergänzen von Kategorien: Neue Kategorien hinzufügen, um Organisation und Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern.
  • Löschen von Kategorien: Überflüssige oder nicht mehr relevante Kategorien entfernen.
  • Verbesserung der Lesbarkeit und Strukturierung von Seiten
  • Optimierung der Startseite und Navigation

Für die Bewältigung der hier beschriebenen Aufgaben ist es enorm hilfreich, geeignete “Garten-Werkzeuge” zur Verfügung zu haben. Diese erleichtern beispielsweise das Ausfindigmachen neuer Seiten, verwaister Seiten (die nicht auf andere verlinken oder selbst keine Verlinkungen aufweisen) oder Redlinks.

Während einige Wiki-Lösungen diese Funktionen bereits mitliefern, erfordern andere die Installation spezieller Erweiterungen, und wiederum andere weisen sie nur bedingt bis gar nicht auf.

MediaWiki und BlueSpice verwenden zum Beispiel sogenannte Spezialseiten, welche die oben genannten Seiten oder Verlinkungen in Listenform darstellen.

XWiki und DokuWiki bieten zwar nicht so umfangreiche, aber definitiv ausreichend unterstützende Funktionen (zum Teil als Erweiterung, wie zum Beispiel verwaiste Seiten bei DokuWiki).

Confluence bietet standardmäßig auch einige Gardening-Tools, fördert die Verwendung von Redlinks jedoch leider nicht. Neu angelegte Seiten und die letzten Änderungen lassen sich über sogenannte Makros (in Seiten integrierbare Funktionen) anzeigen. Auf eine Auflistung verwaister Seiten können lediglich Bereichsadministrator*innen zugreifen.

Fazit

Die Etablierung eines Wiki-Gardening-Teams ist nicht nur eine strategische Entscheidung, sondern eine notwendige Maßnahme, um die Langlebigkeit und Nützlichkeit eines Wikis zu gewährleisten. Durch die kontinuierliche Pflege verhindern die Wiki-Gärtner*innen, dass das System zu einem unübersichtlichen Dschungel aus redundanten und veralteten Seiten wird. Dies ermöglicht allen anderen Wiki-Mitgliedern, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können: die Erstellung wertvoller Inhalte.


Das Titelbild wurde via DALL·E 3 generiert.

Wiki-Vergleich: 6 Alternativen zu Confluence

Die Wahl eines geeigneten Enterprise Wikis spielt in vielen Organisationen eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Wissensaustausch. Mit zahlreichen Lösungen auf dem Markt kann die Auswahl jedoch überwältigend sein.

Auch wenn sich Enterprise Wikis auf die Nutzung dieser in Unternehmen beziehen, heißt das nicht, dass die hier angeführten Lösungen nicht auch für andere Organisationsarten, wie Vereine, Stiftungen, Behörden, NGOs, Bildungseinrichtungen und viele weitere geeignet sind.

Da sich die Frage nach dem “richtigen Wiki” jedoch nicht pauschal beantworten lässt, möchte ich hier einen kompakten Überblick über die beliebtesten Systeme und deren Funktionen geben, damit sich Organisationen (bzw. die Personen in der Verantwortung) selbst eine fundierte Meinung bilden können.

Während Atlassian’s Confluence bisher als Quasi-Standard galt, bringt die preisliche Entwicklung und der Fokus auf Cloud-Lösungen1 viele dazu, alternative Optionen in Erwägung zu ziehen. In diesem Artikel möchte ich deshalb die sechs populärsten Wiki-Lösungen, abseits von Confluence vergleichen. Dabei richte ich den Fokus speziell auf den deutschen Markt und schaue mir die Anforderungen an, welche Organisationen häufig an Wiki-Systeme stellen.

Mir ist es wichtig zu betonen, dass dies ein unabhängiger Vergleich ist. Dieser Artikel wurde ohne Einflussnahme oder finanzielle Unterstützung von Interessensgruppen erstellt.

Basisfunktionen außerhalb des Vergleichs

Die folgenden häufig angeforderten Funktionen sind in der Wiki-Welt mittlerweile zum Standard geworden, weshalb ich diese nicht mit in den tabellarischen Vergleich aufgenommen haben.

  • Berechtigungsmanagement (Tipp: Artikel zum Thema Beschränkungen in Enterprise Wikis)
  • Versionshistorie (+Versionsvergleich)
  • Volltextsuche
  • Kategorisierung
  • Medien und einfache Tabellen
  • Vorlagen

Wiki-Vergleich

Die sechs Lösungen habe ich, gemessen an ihrem Nachfrage-Volumen in Deutschland2 (über die letzten 5 Jahre) absteigend sortiert.

Im Vergleich zu der Fünf-Jahresbetrachtung ist das Nachfrage-Volumen von XWiki und BookStack in den letzten 12 Monaten deutlich gestiegen, die Reihenfolge bleibt jedoch auch dort bestehen.

Vorab-Hinweise zu einzelnen Eigenschaften:

  • zum Punkt “Kostenlos”: hierbei geht es um die reine Software ohne Support.
  • zum Punkt “Redlinks”: Redlinks sind Hyperlinks in Wikis, die (meist) in roter Farbe dargestellt werden und auf noch nicht erstellte Seiten verweisen. Sie dienen als visueller Hinweis und Einladung zur Erstellung fehlender Inhalte.
  • zum Punkt “mobile friendly”: dies bedeutet, dass das Wiki so gestaltet ist, dass es auf Mobilgeräten leicht zu navigieren und gut lesbar ist.
/MediaWikiDokuWikiXWikiBookStackBlueSpiceDrupal Wiki
Kostenlos Ja Ja Ja Ja Nein* Nein
Open Source Ja Ja Ja Ja Ja Nein
On-Premises (?) Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Enterprise Support verfügbar Nein* Nein* Nein* Ja Ja Ja
Visueller Editor Plugin* Plugin* Ja Ja Ja Ja
Kollaboratives Bearbeiten Plugin* Nein Plugin* Nein Ja Nein
KI-Editor-Assistenz Plugin* Nein Nein Nein Ja* Nein
Strukturierungflachflachhierarchischhierarchischflachhierarchisch
Redlinks Ja Ja Ja Nein Ja Nein
Kommentare Ja* Plugin* Ja Ja Ja Ja
Simple Statistiken Ja Plugin* Ja Nein Ja Ja
mobile friendly Plugin* Ja Ja Ja Ja Nein
Zwei-Faktor-Authentisierung Plugin* Plugin* Nein Ja Ja Nein
PDF-Export Plugin* Plugin* Ja Ja Ja Ja
Plugin-Verfügbarkeit Ja Ja Ja Nein Ja* Nein
Mit einem Stern (*) versehene Angaben werden unten näher erläutert. Die Angabe “ Plugin” bedeutet, dass die Funktion mithilfe einer kostenfreien Erweiterung hinzugefügt werden kann.

Auf der Website wikimatrix.org können 82 (!) Wiki-Systeme technisch verglichen werden, auch die hier genannten. Auf der Website wird jedoch Werbung für einzelne Lösungen und Dienstleistungen gemacht, weshalb ich keine Neutralität garantieren möchte. Auch sind einige Angaben nicht up to date.


MediaWiki

MediaWiki ist die Software, auf welcher Wikipedia basiert. Es verfügt über umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins und eine sehr aktive Community. Mit flexiblen Anpassungsoptionen und der Unterstützung für Mehrsprachigkeit eignet sich MediaWiki nicht nur für große Enzyklopädien, sondern auch für Organisationswikis verschiedenster Art.

Ein frisch installiertes MediaWiki bietet zwar bereits umfangreiche Wiki-Funktionen, jedoch müssen für ein nutzungsfreundliches Firmenwiki noch einige Plugins installiert werden. Wer dafür keine Kapazitäten hat – viele Plugins bürgen immer auch einen höheren administrativen Aufwand – und zusätzlichen Enterprise Support benötigt, sollte eventuell BlueSpice in Erwägung ziehen.

Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:

  • Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für MediaWiki anbieten.
  • Kommentare: MediaWiki bietet statt typischen Kommentaren eine dedizierte Diskussionsseite für jede Wiki-Seite.
  • Kollaboratives Bearbeiten: mithilfe der kostenlosen Erweiterung CollabPads
  • Visueller Editor: mithilfe der kostenlosen Erweiterung Visual Editor
  • KI-Editor-Assistenz: Mit der Erweiterung AIEditingAssistant kann eine KI-Assistenz eingebunden werden, welche verschiedene Möglichkeiten bietet, den markierten Text im Editor zu verändern, wie zum Beispiel den Text kürzer oder länger zu machen, zusammenzufassen, die Grammatik und Rechtschreibung zu korrigieren und die Sprache zu vereinfachen. Für die Verwendung der Erweiterung ist ein ChatGPT API-Key erforderlich.
  • Zwei-Faktor-Authentisierung: mithilfe der kostenlosen Erweiterung OATHAuth
  • PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.

Für weitere MediaWiki-Erweiterungen siehe Nützliche MediaWiki-Erweiterungen.


DokuWiki

DokuWiki ist besonders für seine Einfachheit bekannt, da es keine Datenbank benötigt und im Allgemeinen eher auf eine simple Bedienoberfläche setzt. Es hat eine sehr aktive Community und ist ideal für Teams oder Organisationen, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Dokumentation suchen, ohne viele Einstellungen vornehmen zu müssen. Auch DokuWikis Community bietet ein umfangreiches und kostenfreies Plugin-Angebot.

Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:

  • Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für DokuWiki anbieten.
  • Kommentare: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Comment Plugin
  • Visueller Editor: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
  • Simple Statistiken: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Statistics Plugin
  • Zwei-Faktor-Authentisierung: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Two Factor Authentication
  • PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
  • mobile friendly: je nach Skin (Design, welches das Aussehen und Layout bestimmt) unterschiedlich, der Standardskin “Vector” (und viele andere) benötigen für eine mobil-freundliche Darstelung jedoch die kostenlose Erweiterung “MobileFrontend

XWiki

XWiki ist eine Wiki-Software, welche sich durch ihre Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit auszeichnet. Ähnlich wie MediaWiki und DokuWiki bietet es umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins, die von einer aktiven Community bereitgestellt und gepflegt werden. XWiki ist besonders geeignet für Organisationen und Teams, die ein individuell angepasstes System suchen, ohne die Komplexität, die mit umfangreicheren Wikis einhergehen kann.

Im Vergleich zu anderen Wikis setzt XWiki auf eine eher hierarchische Strukturierung, welche den Nachteil mit sich bringt, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst dokumentiert werden.

Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:

→ zum öffentlichen Demo-System


BookStack

BookStack ist eine übersichtliche Wiki-Software, die sich durch ihre einfache Bedienung und einzigartige Strukturierung der Inhalte in Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten auszeichnet. Diese klare Gliederung ermöglicht es, Informationen schnell zu finden und zu organisieren, was den Zugang und die Navigation erleichtert. Anders als bei vielen anderen Enterprise Wikis setzt BookStack auf ein schlankes Design ohne zusätzliche Plugins, wodurch es sich besonders für Anwender*innen eignet, die eine unkomplizierte und direkt einsatzbereite Lösung bevorzugen, ohne durch eine Vielzahl von Erweiterungen überwältigt zu werden.

Ähnlich wie bei XWiki, hat diese hierarchische Strukturform den Nachteil, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst im Wiki abgelegt werden.

→ zum öffentlichen Demo-System


BlueSpice

BlueSpice basiert auf der Software MediaWiki und wird von der in Deutschland ansässigen Firma “Hallo Welt! GmbH” entwickelt und supportet. Im Vergleich zum regulären MediaWiki ist BlueSpice explizit für den organisationalen Gebrauch konzipiert und kommt standardmäßig mit rund 180 nützlichen Plugins. Zudem bietet BlueSpice einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an.

Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:

  • Kostenlos: Es gibt eine kostenlose Version, bei welcher jedoch einige der verglichenen Funktionen wegfallen. Was die kostenfreie Version beinhaltet und was nicht, ist auf der offiziellen Bluespice-Website zu finden.
  • KI-Editor-Assistenz: Die KI-Assistenz bietet verschiedene Möglichkeiten, den markierten Text im Editor zu verändern, wie zum Beispiel den Text kürzer oder länger zu machen, zusammenzufassen, die Grammatik und Rechtschreibung zu korrigieren und die Sprache zu vereinfachen. Für die Verwendung der Funktion ist ein ChatGPT API-Key erforderlich.
  • Plugin-Verfügbarkeit: Für BlueSpice können dieselben Erweiterungen verwendet werden, wie für MediaWiki.

→ zum öffentlichen Demo-System


Drupal Wiki

Drupal Wiki zeichnet sich durch seine spezielle Ausrichtung auf Qualitäts- und Wissensmanagement aus. Ähnlich wie BlueSpice, hat sich Drupal Wiki auf den Einsatz in Unternehmen fokussiert und bietet einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an. Mit einem umfangreichen Strukturierungssystem, das Kategorien, Tags und Räume umfasst, ermöglicht Drupal Wiki eine, im Vergleich zu anderen Systemen, erweiterte Organisation von Inhalten.

→ eine Demo ist lediglich auf Anfrage und über einen begrenzten Zeitraum von 30 Tagen möglich


Einzelnachweise

  1. “Journey to Cloud” am 26.10.2023 von www.atlassian.com abgerufen ↩︎
  2. Interesse im zeitlichen Verlauf von “DokuWiki, XWiki, BookStack, Bluespice, Drupal Wiki” am 26.10.2023 von trends.google.de abgerufen ↩︎

Das Titelbild wurde via DALL·E 3 generiert. Die in der Tabelle verwendeten Icons sind von Font Awesome.

Generations­übergreifendes Wissens­management – Geht das?

Wissen ist eine Ressource, die in keiner Organisation verloren gehen darf. Dennoch stehen viele vor der Herausforderung, das Wissen der meist älteren, ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu bewahren (gerade in Zeiten des demografischen Wandels). Gleichzeitig müssen die “frischen” Ideen und Perspektiven der jüngeren Generation integrieren werden. Diese Balance ist nicht nur für den Unternehmenserfolg, sondern auch für die Arbeitszufriedenheit entscheidend. Das klingt nach einer Aufgabe für das organisationale Wissensmanagement!

→ Es gilt, eine Organisationskultur zu schaffen, die es ermöglicht, generationsübergreifend Wissenstransfer zu ermöglichen und zu fördert.

Aber wie kann das funktionieren?

Mentoring-Programme

Eine effektive Methode aus dem Wissensmanagement ist das Einrichten von Mentoring-Programmen. Erfahrene bzw. ältere Mitarbeitende werden dabei mit jüngeren Kolleg*innen zusammengebracht, um Wissen zu teilen. In diesem Modell sollten sich beide Parteien als Mentor*in und als Mentee verstehen. Dieser wechselseitige Ansatz fördert einen Umgang auf Augenhöhe und ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung auf beiden Seiten. Während die Älteren ihre langjährigen Erfahrungen und bewährten Methoden weitergeben können, bringen die Jüngeren frische Perspektiven, technologisches Know-how und Innovationskraft ein.

Durch diesen Austausch wird nicht nur das Fachwissen beider Parteien erweitert, sondern auch die sozialen Kompetenzen und das Verständnis für die jeweils andere Generation gestärkt. Regelmäßige Treffen und Feedbackrunden sind hierbei entscheidet, um den Erfolg des Mentoring-Programms zu greifen und kontinuierlich anzupassen.

Mögliche Herausforderung: In einer solchen Konstellation, kann es gelegentlich zu Reibungen kommen, wenn die Ansichten und Arbeitsstile der beiden Parteien zu unterschiedlich sind. Ein Matching-Programm (systematischer Zuordnungsprozess, der durch Fragebögen oder Interviews optimale Paar-Bildungen ermöglicht), welches nicht nur Fachwissen, sondern auch persönliche Interessen und Arbeitsstile berücksichtigt, kann helfen, solche Konflikte zu minimieren.

Wissens­management­-Software

Ein sorgfältig ausgewähltes und gestaltetes Wissensmanagement-IT-Tool kann als Brücke zwischen den Generationen dienen. Die Schlüsselstrategie liegt in der Einbeziehung aller Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Altersgruppe, in die Auswahl und Gestaltung des IT-Systems. Bei der Implementierung sollten Workshops und Schulungen angeboten werden, die speziell auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der älteren Generation zugeschnitten sind. So wird die Technologiebarriere minimiert.

Die Ermöglichung von Feedback ist ein weiterer entscheidender Faktor. Eine Software, die alle Mitarbeitenden ermutigt, Inhalte zu bewerten und Vorschläge für Ergänzungen oder Änderungen einzubringen, wird von allen Generationen als nützlich empfunden. So wird das System zu einer dynamischen, ständig wachsenden Plattform, die eine echte generationsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.

Allgemeine Hinweise zur Einführung eines IT-Tools habe ich in diesem Artikel näher beleuchtet: Wissens­management­-Software einführen: Ein Leitfaden

Mögliche Herausforderung: Die Technologie hinter der Wissensplattform könnte für ältere Mitarbeiter*innen eine Herausforderung darstellen. Schulungen und leicht verständliche Anleitungen können die Bedienbarkeit für alle Altersgruppen verbessern.

Gemeinsame Workshops

Ein grundlegendes Element für ein erfolgreiches generationsübergreifendes Wissensmanagement ist Verständnis und die gemeinsame Erfahrung. Durch gemeinsam durchgeführte Workshops können alle Mitarbeitenden nicht nur ihr Wissen teilen, sondern auch die Beweggründe, Interessen und Herausforderungen der anderen Generation besser verstehen. Diese Interaktion ermöglicht ein tieferes Verständnis für die Stärken und Bedürfnisse jeder Altersgruppe und fördert so die gegenseitige Wertschätzung. Das Endergebnis ist ein nachhaltiger Wissensaustausch, der den Bedürfnissen und Fähigkeiten aller Generationen gerecht wird.

Fazit

Die Auseinandersetzung mit den verschiedenen Anforderungen an das Wissensmanagement über Generationen hinweg ist eine komplexe, aber lohnenswerte Aufgabe. Durch die Implementierung von Mentoring-Programmen, der Einrichtung einer durchdachten WiMa-Software und der Durchführung gemeinsamer Workshops können Unternehmen eine Kultur schaffen, die das Beste aus allen Altersgruppen hervorbringt. So kann ein nachhaltiger, effektiver Wissensaustausch erreicht werden, der dem gesamten Unternehmen zugutekommt.


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