Wie bleibt ein Wiki langfristig aktuell und nützlich? Eine einfache und abwechslungsreiche Methode ist der Wikithon – eine gemeinschaftliche Aktion, die das Wiki in den Mittelpunkt stellt und die Möglichkeit bietet, die Wissenskultur zu fördern.
Ein Wikithon ist eine konzentrierte, zeitlich begrenzte und sich im Idealfall wiederholende Aktion, bei welcher eine Personengruppe (vom Fachteam bis zur gesamten Organisation) gemeinsam das organisationsinterne Wiki durchstöbert, neue Inhalte erstellt oder bestehende erweitert. Der Begriff “Wikithon” kombiniert die Wörter “Wiki” und “Marathon”, ähnlich wie beim Hackathon. Der zeitliche Umfang ist dabei sehr flexibel und richtet sich nach der Zielsetzung und dem Commitment der Führungskräfte – von wenigen Stunden bis hin zu mehreren Tagen.
Ein Wikithon ersetzt jedoch nicht die kontinuierliche Wiki-Arbeit im Alltag, sondern dient viel mehr als zusätzliche und intensive Ergänzung.
Ein wichtiger Bestandteil eines Wikithons sind sogenannte Wiki-Walks, bei denen die Teilnehmenden ohne ein festes Ziel durch das bestehende Wiki “spazieren” und vorhandene Seiten durchstöbern, um neue Ideen zu entwickeln, Inhalte zu verknüpfen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Ziele eines Wikithons
Ein Wikithon verfolgt mehrere Ziele, um das Enterprise Wiki als Wissensmanagement-Werkzeug zu stärken:
Lernen und Wissen teilen: Neues Wissen aufbauen und das eigene Wissen mit anderen teilen.
Qualitäts- und Strukturoptimierung: Aktualisierung und Verbesserung bestehender Inhalte sowie Optimierung der Wiki-Navigation und -Struktur.
Nutzung steigern: Förderung der aktiven Nutzung des Wikis durch ein gesteigertes Bewusstsein und neue Inhalte.
Mehrwert
Ein Wikithon bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl den Mitarbeitenden als auch der Organisation insgesamt zugutekommen:
Förderung des Wissensaustauschs: Mitarbeitende können ihr Wissen einbringen, voneinander lernen und bestehendes Wissen gemeinsam weiterentwickeln. Dies stärkt den offenen Umgang mit Wissen innerhalb der Organisation.
Teamentwicklung und Vernetzung: Durch die gemeinsame Arbeit am Wiki entsteht ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Der Austausch und die Zusammenarbeit fördern den Teamgeist und die abteilungsübergreifende Vernetzung.
Qualitätsverbesserung: Bestehende Inhalte werden aktualisiert und neue Inhalte erstellt, wodurch die Relevanz, Konsistenz und Zugänglichkeit des Wissens erhöht werden.
Erhöhung der Nutzungsakzeptanz: Mitarbeitende, die aktiv an der Gestaltung und Pflege des Wikis mitwirken, entwickeln eine stärkere Bindung zur Plattform und nutzen diese häufiger.
Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag: Ein gut gepflegtes Wiki erleichtert den Zugang zu relevanten Informationen und reduziert Suchzeiten (nach Informationen oder Wissensträger*innen), was die Effizienz im Arbeitsalltag steigert.
Risikominimierung bei Wissensverlust: Durch die Kodifizierung (Dokumentation) von Fachwissen im Wiki sinkt das Risiko, Fachwissen zu verlieren, wenn Mitarbeitende ausfallen oder Organisation verlassen.
Förderung der Innovationskraft: Das Durchstöbern und Verknüpfen von Inhalten durch Wiki-Walks kann neue Ideen und Lösungsansätze anregen.
Motivation und persönliche Entwicklung: Die Mitarbeit an einem Wikithon bietet die Gelegenheit, neue Fähigkeiten zu entwickeln, bestehende Kompetenzen auszubauen und das eigene Wissen sichtbar zu machen.
Ein Wikithon ist somit nicht nur eine Maßnahme zur Pflege des Wikis, sondern auch ein geeignetes Werkzeug zur Wissensbewahrung und Stärkung der Wissens- und Organisationskultur.
Aktivitäten
Innerhalb eines Wikithons gibt es verschiedene Aktivitätsmöglichkeiten, welche den Ausbau und die Verbesserung des Wikis unterstützen:
Wiki-Walks: Die Teilnehmenden durchstöbern das Wiki, entdecken bestehende Inhalte, verknüpfen Seiten und identifizieren Potenziale für Verbesserungen.
Neue Inhalte erstellen: Mitarbeitende verfassen neue Seiten für das Wiki oder erweitern bestehende.
Bestehende Inhalte aktualisieren und verbessern: Überprüfung und Anpassung bestehender Seiten zur Sicherstellung der inhaltlichen Korrektheit und Aktualität.
Struktur und Organisation optimieren: Die Navigation, Kategorien und Verlinkungen innerhalb des Wikis werden überarbeitet.
Veraltete Informationen bereinigen: Entfernung redundanter oder überholter Inhalte, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Die Mitarbeitenden arbeiten dabei entweder individuell oder in Gruppen an vorher festgelegten Wissensgebieten oder erkunden und verbessern durch Wiki-Walks das gesamte Wiki, ohne spezifische Themenvorgaben. Die gemeinsame Arbeit kann entweder in einem physischen Raum oder online in Form von Videocalls oder gemeinsamen Chatgruppen erfolgen, um einen Austausch zu ermöglichen.
Fazit
Ein Wikithon ist eine flexible Methode, um die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation zu stärken und gleichzeitig das Wiki zu verbessern. Es verbindet die Erkundung und Überarbeitung bestehender Seiten mit der Erstellung neuer Inhalte. Durch die zeitliche Flexibilität ist das Mini-Event leicht umsetzbar und ideal, um es einfach mal auszuprobieren. Warum also nicht den ersten Wikithon starten und die Vorteile selbst entdecken? Viel Spaß!
Bei Veränderungsprozessen fehlt es häufig an klarer Kommunikation oder an der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden durch diejenigen, die für die Veränderung verantwortlich sind. Statt einfach anzunehmen, was die Belegschaft interessiert, braucht es eine offene Plattform für Austausch. Hier kommt das „Ask Me Anything“ (AMA) ins Spiel, ein Format, das für mehr Partizipation sorgt und Veränderungen transparenter gestaltet.
Über die Methode
Ein AMA ist ein Frage-Antwort-Format, bei dem eine Person oder Gruppe Fragen zu einem bestimmten Thema beantwortet – und zwar alle, die das Publikum interessieren. Ursprünglich durch das Internet, insbesondere Reddit, bekannt geworden, eignet sich das Format hervorragend, um in Organisationen offene Fragen zu neuen Projekten, Umstrukturierungen oder anderen Veränderungen zu klären.
Besonders geeignet sind AMAs für:
die Einführung neuer Stellen oder Rollen
Strukturveränderungen
die Vorstellung neuer Projekte oder Initiativen
Fragen nach wichtigen Entscheidungen oder Ankündigungen
Einführung neuer IT-Tools
Durchführung
Ein AMA kann sowohl online (z.B. über Videokonferenz-Tools oder Enterprise Social Networks) als auch in Präsenz oder hybrid durchgeführt werden. Jede Variante bringt unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Es ist sinnvoll, die Session aufzuzeichnen, damit Mitarbeitende, die nicht teilnehmen konnten, diese nachholen können.
Unabhängig von der Variante kann eine Moderation hilfreich sein, um die Diskussion zu strukturieren und respektvoll zu halten. Sie erhöht jedoch das Risiko von Voreingenommenheit, da die Auswahl der Fragen subjektiv erfolgen kann.
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein AMA durchzuführen: Fragen vorab einsammeln oder live beantworten. Beide Varianten haben ihre Vorzüge und eignen sich je nach Kontext unterschiedlich gut.
Variante 1: Fragen vorab einsammeln
Diese Methode ist sinnvoll, wenn komplexe Fragen erwartet werden, die möglicherweise eine Recherche erfordern. Sie eignet sich auch für größere Gruppen, in denen nicht alle gleichzeitig zu Wort kommen können.
Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:
Ankündigung: Die AMA-Session frühzeitig ankündigen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
Fragen sammeln: Fragen im Voraus einsammeln – z.B. über ein Umfrage-Tool oder per E-Mail.
Vorbereitung: Die Fragen sichten, thematisch sortieren und ggf. relevante Informationen recherchieren.
Durchführung:
Begrüßung, kurzer Überblick zum Anlass der Session und Vorstellung der Person oder Gruppe, welche die Fragen beantwortet.
Antworten auf die gesammelten Fragen geben und zusätzliche Fragen während der Session zulassen.
Abschluss: Dank an alle Beteiligten und Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Angebot, offene Fragen nachträglich zu beantworten.
Feedback einholen: Feedback zur Session einholen, um künftige AMAs zu verbessern.
Variante 2: Fragen live beantworten
Diese Variante fördert eine direkte, spontane und authentische Kommunikation. Eine Option zur anonymen Fragestellung kann hier helfen, auch zurückhaltende Mitarbeitende einzubinden.
Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:
Ankündigung: Die AMA-Session frühzeitig ankündigen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
Option zur anonymen Fragestellung: Möglichkeit bieten, Fragen vorab anonym einzureichen.
Durchführung:
Begrüßung, kurzer Überblick zum Anlass der Session und Vorstellung der Person oder Gruppe, welche die Fragen beantwortet.
Fragen werden live gestellt – entweder mündlich oder schriftlich.
Abschluss: Dank an alle Beteiligten und Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Angebot, bei Bedarf kontaktiert zu werden, um weitere Fragen oder Bedenken zu besprechen.
Feedback einholen: Feedback zur Session einholen, um künftige AMAs zu verbessern.
Nachbereitung
Nach der AMA-Session sollte das Team, welches das Event organisiert hat, ein Lessons Learned ansetzen, um das Feedback zu verarbeiten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Zudem sollten die gestellten Fragen und Antworten dokumentiert und für alle zugänglich gemacht werden – beispielsweise im Wiki, Blog oder Intranet.
Fazit
Das “Ask Me Anything”-Format kann dabei helfen, Veränderungen besser zu kommunizieren, indem es Transparenz schafft und Mitarbeitende aktiv einbindet. Egal, ob Fragen im Voraus gesammelt oder live beantwortet werden, ob online, hybrid oder in Präsenz – AMA-Sessions sind flexibel und leicht umsetzbar. Letztlich können sie Missverständnisse vermeiden und die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen. Zusätzlich fördern sie eine Kultur des offenen Austauschs und der Zusammenarbeit.
Probier das Format doch einfach mal aus – ich wünsche viel Spaß dabei!
Wiki-Systeme wie MediaWiki, Confluence, DokuWikiund viele mehr können förderliche Werkzeuge für den kollaborativen Wissensaustausch in Organisationen sein. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Seiten, und die internen Verlinkungen gestalten sich immer einfacher, bis das Wiki schließlich zur zentralen Informationsquelle innerhalb der Organisation wird.
Doch mit der steigenden Seitenanzahl wächst auch der Pflegeaufwand. Neu angelegte Seiten wollen auf bereits existierende verlinkt, Kategorien überarbeitet und Inhalte zusammengefasst werden. Da diese Aufgaben in der Regel weniger ansprechend sind als das Erstellen oder Bearbeiten von Seiten, neigen sie dazu, aufgeschoben und vernachlässigt zu werden.
Dies führt in der Konsequenz dazu, dass Seiten verwaisen, an Aktualität verlieren und Redundanzen entstehen. Mitarbeitende verlieren die Lust Inhalte zu teilen und das Wiki wird zu einem weiteren Tool, das aufgrund unzureichender Pflege auf dem Friedhof der ausprobierten IT-Tools in Vergessenheit gerät.
Um dem entgegenzuwirken, sollten sich motivierte und begeisterte Wiki-Nutzer*innen von vorneherein zusammentun und ein Wiki-Gardening-Team bilden.
Was ist Wiki-Gardening?
Wiki-Gardening ist ein Sammelbegriff und umfasst alle Tätigkeiten in einem Wiki, die über das bloße Erstellen und Bearbeiten von Seiten hinausgehen.
Diese Aktivitäten werden im Idealfall von einer Community aus Freiwilligen durchgeführt, die sich der Pflege und Verbesserung des Wikis verschrieben haben. In diesem Zusammenhang wird die Metapher des „Gardenings“, also der Gartenpflege verwendet, weil diese Tätigkeit eine passende Analogie bietet. Gartenarbeit beinhaltet das Jäten von Unkraut und die Pflege der Pflanzen, um sowohl die Ästhetik als auch die Ergiebigkeit des Gartens zu steigern.
Das Hauptziel der Wiki-Gärtner*innen besteht darin, es dem Rest der Wiki-Community zu ermöglichen, sich voll und ganz auf die Erstellung wertvoller Inhalte zu konzentrieren.
Gruppenbildung und Organisatorisches
Aber wer sollte in einem solchen Team sein? Die Antwort ist simpel: alle, die Lust haben, mitzuwirken. Dies gilt, solange sich nicht übermäßig viele Personen melden, was in der Praxis meist die kleinste Sorge ist.
Um die Tätigkeiten des Wiki-Gardenings angehen zu können, braucht es Mitarbeitende, die Spaß daran haben, das Wiki zu pflegen und zu verbessern. Aus diesem Grund ist die Freiwilligkeit auch so wichtig. Wird einfach durch Führungskräfte ein Personenkreis für diese Rolle bestimmt, lässt sich nur schwer eines der einleitend beschriebenen Probleme lösen.
Im Idealfall kristallisieren sich schon während der Pilotierung des Wikis Personen heraus, die ein besonderes Interesse an dessen Pflege zeigen. Diese Mitarbeitenden können direkt angesprochen werden, um ihr Interesse an einer Beteiligung am Wiki-Gardening zu klären.
Zusätzlich kann die Idee des Wiki-Gardenings innerhalb der Organisation kommuniziert und zur Partizipation eingeladen werden.
Sobald sich ein Personenkreis gefunden hat, muss dieser Aufgaben identifizieren und eine passende Regelmäßigkeit finden, in welcher sich diesen gewidmet wird.
Aufgaben im Wiki-Gardening
Die Aufgaben des Wiki-Gardenings sind ebenso unterschiedlich und individuell, wie Organisationen selbst. Da Wiki-Gardening-Teams häufig aus Power-User*innen bestehen, wissen diese selbst am besten, welche Tätigkeiten im Wiki-Alltag auf der Strecke bleiben. Genau solche Aufgaben müssen von der Gruppe regelmäßig durchgeführt werden, um das Wiki aktuell und relevant zu halten.
Hier ein paar typische Aufgaben für den Wiki-Garten (nicht alle Tätigkeiten sind in allen Wiki-Lösungen notwendig):
Zusammenführen von Seiten: Ähnliche oder doppelte Inhalte in eine einzige Seite verschmelzen, um Redundanz zu vermeiden.
Löschen von Seiten: Veraltete, irrelevant gewordene oder unangemessene Seiten entfernen.
Anlegen von Weiterleitungen: Nutzer*innen automatisch von einer Seite auf eine andere weiterleiten, insbesondere nach dem Verschieben oder Umbenennen von Seiten.
Hinzufügen von internen Verlinkungen: Navigation und Vernetzung innerhalb des Wikis durch Verknüpfung von Seiten verbessern.
Einsetzen von Redlinks: Links auf noch nicht existierende Seiten platzieren, um die Erstellung fehlender Inhalte anzuregen.
Zusammenführen von Kategorien: Ähnliche Kategorien verschmelzen, um Überschneidungen zu minimieren und die Navigation zu vereinfachen.
Ergänzen von Kategorien: Neue Kategorien hinzufügen, um Organisation und Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern.
Löschen von Kategorien: Überflüssige oder nicht mehr relevante Kategorien entfernen.
Verbesserung der Lesbarkeit und Strukturierung von Seiten
Optimierung der Startseite und Navigation
Für die Bewältigung der hier beschriebenen Aufgaben ist es enorm hilfreich, geeignete “Garten-Werkzeuge” zur Verfügung zu haben. Diese erleichtern beispielsweise das Ausfindigmachen neuer Seiten, verwaister Seiten (die nicht auf andere verlinken oder selbst keine Verlinkungen aufweisen) oder Redlinks.
Während einige Wiki-Lösungen diese Funktionen bereits mitliefern, erfordern andere die Installation spezieller Erweiterungen, und wiederum andere weisen sie nur bedingt bis gar nicht auf.
MediaWiki und BlueSpice verwenden zum Beispiel sogenannte Spezialseiten, welche die oben genannten Seiten oder Verlinkungen in Listenform darstellen.
XWiki und DokuWiki bieten zwar nicht so umfangreiche, aber definitiv ausreichend unterstützende Funktionen (zum Teil als Erweiterung, wie zum Beispiel verwaiste Seiten bei DokuWiki).
Confluence bietet standardmäßig auch einige Gardening-Tools, fördert die Verwendung von Redlinks jedoch leider nicht. Neu angelegte Seiten und die letzten Änderungen lassen sich über sogenannte Makros (in Seiten integrierbare Funktionen) anzeigen. Auf eine Auflistung verwaister Seiten können lediglich Bereichsadministrator*innen zugreifen.
Fazit
Die Etablierung eines Wiki-Gardening-Teams ist nicht nur eine strategische Entscheidung, sondern eine notwendige Maßnahme, um die Langlebigkeit und Nützlichkeit eines Wikis zu gewährleisten. Durch die kontinuierliche Pflege verhindern die Wiki-Gärtner*innen, dass das System zu einem unübersichtlichen Dschungel aus redundanten und veralteten Seiten wird. Dies ermöglicht allen anderen Wiki-Mitgliedern, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können: die Erstellung wertvoller Inhalte.
Die Wahl eines geeigneten Enterprise Wikis spielt in vielen Organisationen eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Wissensaustausch. Mit zahlreichen Lösungen auf dem Markt kann die Auswahl jedoch überwältigend sein.
Auch wenn sich Enterprise Wikis auf die Nutzung dieser in Unternehmen beziehen, heißt das nicht, dass die hier angeführten Lösungen nicht auch für andere Organisationsarten, wie Vereine, Stiftungen, Behörden, NGOs, Bildungseinrichtungen und viele weitere geeignet sind.
Da sich die Frage nach dem “richtigen Wiki” jedoch nicht pauschal beantworten lässt, möchte ich hier einen kompakten Überblick über die beliebtesten Systeme und deren Funktionen geben, damit sich Organisationen (bzw. die Personen in der Verantwortung) selbst eine fundierte Meinung bilden können.
Tipp: Die Informationen aus diesem Artikel gibt es auch in Videoform auf YouTube.
Während Atlassian’s Confluence bisher als Quasi-Standard galt, bringt die preisliche Entwicklung und der Fokus auf Cloud-Lösungen1 viele dazu, alternative Optionen in Erwägung zu ziehen. In diesem Artikel möchte ich deshalb die sechs populärsten Wiki-Lösungen, abseits von Confluence vergleichen. Dabei richte ich den Fokus speziell auf den deutschen Markt und schaue mir die Anforderungen an, welche Organisationen häufig an Wiki-Systeme stellen.
Mir ist es wichtig zu betonen, dass dies ein unabhängiger Vergleich ist. Dieser Artikel wurde ohne Einflussnahme oder finanzielle Unterstützung von Interessensgruppen erstellt.
Basisfunktionen außerhalb des Vergleichs
Die folgenden häufig angeforderten Funktionen sind in der Wiki-Welt mittlerweile zum Standard geworden, weshalb ich diese nicht mit in den tabellarischen Vergleich aufgenommen haben.
Die sechs Lösungen habe ich, gemessen an ihrem Nachfrage-Volumen in Deutschland2 (über die letzten 5 Jahre) absteigend sortiert.
Im Vergleich zu der Fünf-Jahresbetrachtung ist das Nachfrage-Volumen von XWiki und BookStack in den letzten 12 Monaten deutlich gestiegen, die Reihenfolge bleibt jedoch auch dort bestehen.
Vorab-Hinweise zu einzelnen Eigenschaften:
zum Punkt “Kostenlos”: bezieht sich ausschließlich auf die Software, ohne Support.
zum Punkt “Redlinks”: Redlinks sind Hyperlinks in Wikis, die (meist) in roter Farbe dargestellt werden und auf noch nicht erstellte Seiten verweisen. Sie dienen als visueller Hinweis und Einladung zur Erstellung fehlender Inhalte.
zum Punkt “mobile friendly”: dies bedeutet, dass das Wiki so gestaltet ist, dass es auf Mobilgeräten leicht zu navigieren und gut lesbar ist.
Mit einem Stern (*) versehene Angaben werden unten näher erläutert. Die Angabe “ Plugin” bedeutet, dass die Funktion mithilfe einer kostenfreien Erweiterung hinzugefügt werden kann.
Auf der Website wikimatrix.org können 82 (!) Wiki-Systeme technisch verglichen werden, auch die hier genannten. Auf der Website wird jedoch Werbung für einzelne Lösungen und Dienstleistungen gemacht, weshalb ich keine Neutralität garantieren möchte. Auch sind einige Angaben nicht up to date.
MediaWiki
MediaWiki ist die Software, auf welcher Wikipedia basiert. Es verfügt über umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins und eine sehr aktive Community. Mit flexiblen Anpassungsoptionen und der Unterstützung für Mehrsprachigkeit eignet sich MediaWiki nicht nur für große Enzyklopädien, sondern auch für Organisationswikis verschiedenster Art.
Ein frisch installiertes MediaWiki bietet zwar bereits umfangreiche Wiki-Funktionen, jedoch müssen für ein nutzungsfreundliches Firmenwiki noch einige Plugins installiert werden. Wer dafür keine Kapazitäten hat – viele Plugins bürgen immer auch einen höheren administrativen Aufwand – und zusätzlichen Enterprise Support benötigt, sollte eventuell BlueSpice in Erwägung ziehen.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für MediaWiki anbieten.
Kommentare: MediaWiki bietet statt typischen Kommentaren eine dedizierte Diskussionsseite für jede Wiki-Seite.
Kollaboratives Bearbeiten: mithilfe der kostenlosen Erweiterung CollabPads
Visueller Editor: mithilfe der kostenlosen Erweiterung Visual Editor
Zwei-Faktor-Authentisierung: mithilfe der kostenlosen Erweiterung OATHAuth
PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
DokuWiki ist besonders für seine Einfachheit bekannt, da es keine Datenbank benötigt und im Allgemeinen eher auf eine simple Bedienoberfläche setzt. Es hat eine sehr aktive Community und ist ideal für Teams oder Organisationen, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Dokumentation suchen, ohne viele Einstellungen vornehmen zu müssen. Auch DokuWikis Community bietet ein umfangreiches und kostenfreies Plugin-Angebot.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für DokuWiki anbieten.
Kommentare: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Comment Plugin“
Visueller Editor: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
Simple Statistiken: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Statistics Plugin“
PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
mobile friendly: je nach Skin (Design, welches das Aussehen und Layout bestimmt) unterschiedlich, der Standardskin “Vector” (und viele andere) benötigen für eine mobil-freundliche Darstelung jedoch die kostenlose Erweiterung “MobileFrontend“
XWiki
XWiki ist eine Wiki-Software, welche sich durch ihre Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit auszeichnet. Ähnlich wie MediaWiki und DokuWiki bietet es umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins, die von einer aktiven Community bereitgestellt und gepflegt werden. XWiki ist besonders geeignet für Organisationen und Teams, die ein individuell angepasstes System suchen, ohne die Komplexität, die mit umfangreicheren Wikis einhergehen kann.
Im Vergleich zu anderen Wikis setzt XWiki auf eine eher hierarchische Strukturierung, welche den Nachteil mit sich bringt, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst dokumentiert werden.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
BookStack ist eine übersichtliche Wiki-Software, die sich durch ihre einfache Bedienung und einzigartige Strukturierung der Inhalte in Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten auszeichnet. Diese klare Gliederung ermöglicht es, Informationen schnell zu finden und zu organisieren, was den Zugang und die Navigation erleichtert. Anders als bei vielen anderen Enterprise Wikis setzt BookStack auf ein schlankes Design ohne zusätzliche Plugins, wodurch es sich besonders für Anwender*innen eignet, die eine unkomplizierte und direkt einsatzbereite Lösung bevorzugen, ohne durch eine Vielzahl von Erweiterungen überwältigt zu werden.
Ähnlich wie bei XWiki, hat diese hierarchische Strukturform den Nachteil, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst im Wiki abgelegt werden.
BlueSpice basiert auf der Software MediaWiki und wird von der in Deutschland ansässigen Firma “Hallo Welt! GmbH” entwickelt und supportet. Im Vergleich zum regulären MediaWiki ist BlueSpice explizit für den organisationalen Gebrauch konzipiert und kommt standardmäßig mit rund 180 nützlichen Plugins. Zudem bietet BlueSpice einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
Kostenlos: Es gibt eine kostenlose Version, bei welcher jedoch einige der verglichenen Funktionen wegfallen. Was die kostenfreie Version beinhaltet und was nicht, ist auf der offiziellen Bluespice-Website zu finden.
Plugin-Verfügbarkeit: Für BlueSpice können dieselben Erweiterungen verwendet werden, wie für MediaWiki.
Drupal Wiki zeichnet sich durch seine spezielle Ausrichtung auf Qualitäts- und Wissensmanagement aus. Ähnlich wie BlueSpice, hat sich Drupal Wiki auf den Einsatz in Unternehmen fokussiert und bietet einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an. Mit einem umfangreichen Strukturierungssystem, das Kategorien, Tags und Räume umfasst, ermöglicht Drupal Wiki eine, im Vergleich zu anderen Systemen, erweiterte Organisation von Inhalten.
→ eine Demo ist lediglich auf Anfrage und über einen begrenzten Zeitraum von 30 Tagen möglich
Wissen ist eine Ressource, die in keiner Organisation verloren gehen darf. Dennoch stehen viele vor der Herausforderung, das Wissen der meist älteren, ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu bewahren (gerade in Zeiten des demografischen Wandels). Gleichzeitig müssen die “frischen” Ideen und Perspektiven der jüngeren Generation integrieren werden. Diese Balance ist nicht nur für den Unternehmenserfolg, sondern auch für die Arbeitszufriedenheit entscheidend. Das klingt nach einer Aufgabe für das organisationale Wissensmanagement!
→ Es gilt, eine Organisationskultur zu schaffen, die es ermöglicht, generationsübergreifend Wissenstransfer zu ermöglichen und zu fördert.
Aber wie kann das funktionieren?
Mentoring-Programme
Eine effektive Methode aus dem Wissensmanagement ist das Einrichten von Mentoring-Programmen. Erfahrene bzw. ältere Mitarbeitende werden dabei mit jüngeren Kolleg*innen zusammengebracht, um Wissen zu teilen. In diesem Modell sollten sich beide Parteien als Mentor*in und als Mentee verstehen. Dieser wechselseitige Ansatz fördert einen Umgang auf Augenhöhe und ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung auf beiden Seiten. Während die Älteren ihre langjährigen Erfahrungen und bewährten Methoden weitergeben können, bringen die Jüngeren frische Perspektiven, technologisches Know-how und Innovationskraft ein.
Durch diesen Austausch wird nicht nur das Fachwissen beider Parteien erweitert, sondern auch die sozialen Kompetenzen und das Verständnis für die jeweils andere Generation gestärkt. Regelmäßige Treffen und Feedbackrunden sind hierbei entscheidet, um den Erfolg des Mentoring-Programms zu greifen und kontinuierlich anzupassen.
Mögliche Herausforderung: In einer solchen Konstellation, kann es gelegentlich zu Reibungen kommen, wenn die Ansichten und Arbeitsstile der beiden Parteien zu unterschiedlich sind. Ein Matching-Programm (systematischer Zuordnungsprozess, der durch Fragebögen oder Interviews optimale Paar-Bildungen ermöglicht), welches nicht nur Fachwissen, sondern auch persönliche Interessen und Arbeitsstile berücksichtigt, kann helfen, solche Konflikte zu minimieren.
Wissensmanagement-Software
Ein sorgfältig ausgewähltes und gestaltetes Wissensmanagement-IT-Tool kann als Brücke zwischen den Generationen dienen. Die Schlüsselstrategie liegt in der Einbeziehung aller Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Altersgruppe, in die Auswahl und Gestaltung des IT-Systems. Bei der Implementierung sollten Workshops und Schulungen angeboten werden, die speziell auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der älteren Generation zugeschnitten sind. So wird die Technologiebarriere minimiert.
Die Ermöglichung von Feedback ist ein weiterer entscheidender Faktor. Eine Software, die alle Mitarbeitenden ermutigt, Inhalte zu bewerten und Vorschläge für Ergänzungen oder Änderungen einzubringen, wird von allen Generationen als nützlich empfunden. So wird das System zu einer dynamischen, ständig wachsenden Plattform, die eine echte generationsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Mögliche Herausforderung: Die Technologie hinter der Wissensplattform könnte für ältere Mitarbeiter*innen eine Herausforderung darstellen. Schulungen und leicht verständliche Anleitungen können die Bedienbarkeit für alle Altersgruppen verbessern.
Gemeinsame Workshops
Ein grundlegendes Element für ein erfolgreiches generationsübergreifendes Wissensmanagement ist Verständnis und die gemeinsame Erfahrung. Durch gemeinsam durchgeführte Workshops können alle Mitarbeitenden nicht nur ihr Wissen teilen, sondern auch die Beweggründe, Interessen und Herausforderungen der anderen Generation besser verstehen. Diese Interaktion ermöglicht ein tieferes Verständnis für die Stärken und Bedürfnisse jeder Altersgruppe und fördert so die gegenseitige Wertschätzung. Das Endergebnis ist ein nachhaltiger Wissensaustausch, der den Bedürfnissen und Fähigkeiten aller Generationen gerecht wird.
Fazit
Die Auseinandersetzung mit den verschiedenen Anforderungen an das Wissensmanagement über Generationen hinweg ist eine komplexe, aber lohnenswerte Aufgabe. Durch die Implementierung von Mentoring-Programmen, der Einrichtung einer durchdachten WiMa-Software und der Durchführung gemeinsamer Workshops können Unternehmen eine Kultur schaffen, die das Beste aus allen Altersgruppen hervorbringt. So kann ein nachhaltiger, effektiver Wissensaustausch erreicht werden, der dem gesamten Unternehmen zugutekommt.
Dokumente überall: Auf dem Desktop, in Ordnern, in E-Mails und sehr wahrscheinlich nicht einmal in der aktuellen Version. Sie sind schnell erstellt, aber oft schwer wiederzufinden, unhandlich zu teilen oder schlicht veraltet. Dieses Chaos kann frustrieren und eine Menge Zeit kosten. Ein Enterprise Wiki hingegen bietet Struktur, Aktualität und eine niedrigschwellige Möglichkeit, Informationen zu teilen.
Dieser Leitfaden soll bei der Entscheidung unterstützen, ob eine Information in Form eines klassischen (digitalen) Dokuments oder im Organisations- bzw. Firmen-Wiki geteilt werden sollte.
Verallgemeinert lässt sich empfehlen, so viele Informationen wie möglich im Wiki zu speichern, um die Zusammenarbeit, Aktualität und Zugänglichkeit zu verbessern. Dokumente sollten nur in (den folgenden) spezifischen Fällen verwendet werden, und zwar dann, wenn die Art des Inhalts oder andere Parameter dies wirklich erfordern.
Begriffsklärung
Dokument: Ein (elektronisches/digitales) Dokument ist eine Aufzeichnung von Informationen, die in verschiedenen Formaten wie DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (PowerPoint), PDF usw. gespeichert wird.
Wiki: Ist ein niedrigschwelliges, beschränkungsarmes und webbasiertes Werkzeug (IT-Tool) für den kollaborativen Wissens- bzw. Informationsaustausch, wie Confluence, BlueSpice, MediaWiki, DokuWiki, XWiki und viele weitere.
Was verwende ich wann?
Die folgenden Umstände erfordern meist die Verwendung eines Dokuments.
Komplexe Formatierung und Gestaltung: Wenn der Inhalt spezielle (nicht anders abbildbare) Formatierungen, Funktionen in Tabellen, umfangreiche Diagramme oder andere komplexe Layouts erfordert, ist ein Dokument besser geeignet, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Offline-Zugriff: Wenn die Informations-Adressat*innen häufig in Situationen ohne Internetzugang arbeiten, ist die Verwendung eines Dokuments zu empfehlen, da der Zugriff auf Wiki-Inhalte offline nicht möglich ist.
Externes Teilen: Wenn die Information mit Externen (wie Kund*innen oder Lieferant*innen) zu teilen ist. Da ein firmeninternes Wiki oft nicht für externe Parteien freigeschaltet ist und gewisse Design-Standards (Corporate Design) einzuhalten sind, sollte in einem solchen Fall auf ein Dokument zurückgegriffen werden.
Juristische oder rechtliche Anforderungen: Für rechtlich bindende Dokumente wie Vereinbarungen oder Verträge ist ein Dokument erforderlich, um die Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen.
→ Alles andere (wofür es keine dedizierte Wissensmanagement-Software gibt) sollte im Wiki dokumentiert werden.
Weitere Vorteile eines Wikis
Zentralisierung von Informationen: Während Dokumente oft auf verschiedenen Laufwerken, Ordnern oder in E-Mails verteilt sind, bietet ein Wiki eine zentrale Anlaufstelle für Informationen. Dieser Ansatz erleichtert die Suche nach den richtigen Inhalten, ebenso wie diese aktuell zu halten.
Kollaborative Bearbeitung: Bei der Bearbeitung digitaler Dokumente können Bearbeitungskonflikte auftreten, wenn mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen (sollte dies überhaupt möglich sein). In einem Wiki können dagegen viele Personen simultan an Inhalten arbeiten.
Versionshistorie: Während bei Dokumenten oft mehrere Versionen manuell erstellt und gespeichert werden müssen, protokolliert ein Wiki automatisch alle Änderungen.
Einfache Verlinkung: In Dokumenten sind Verlinkungen oft nur begrenzt (wenn überhaupt) nutzbar. Wikis bieten dagegen die Möglichkeit, Inhalte leicht miteinander zu verknüpfen, was das Lernen und Navigieren erleichtert.
Integration: Dokumente sind in der Regel isolierte Dateien. Wiki-Inhalte hingegen können leichter in andere Systeme integriert werden, wodurch der Informationsaustausch verbessert wird.
