Wikithon: Eine Methode, dein Wiki lebendig zu halten
Wie bleibt ein Wiki langfristig aktuell und nützlich? Eine Methode dafür ist der Wikithon: eine Gruppe nimmt sich eine festgelegte Zeit und arbeitet in dieser Zeit ausschließlich am Wiki.
Der Begriff kombiniert “Wiki” und “Marathon”, ähnlich wie beim Hackathon. Die Gruppe kann ein einzelnes Team sein, eine Abteilung oder die ganze Organisation. Der Zeitrahmen reicht von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen.
Dabei werden veraltete Seiten aktualisiert oder gelöscht, doppelte Inhalte zusammengeführt und fehlende Verlinkungen nachgetragen. Im Arbeitsalltag bleibt das meistens liegen, weil solche Aufgaben keine Frist haben.
Außerdem lernen die Teilnehmenden das Wiki besser kennen. Im Alltag wird es meistens anlassbezogen genutzt: Jemand sucht eine Information oder möchte eine teilen. Bei einem Wikithon kommt das Stöbern dazu. Dabei tauchen Seiten auf, von denen die Teilnehmenden nichts wussten, und Themen, zu denen sie selbst etwas beitragen können. Wenn die Rahmenbedingungen stimmen, tragen sie nach meiner Erfahrung danach auch im Alltag mehr im Wiki bei.
Ein Wikithon ersetzt die tägliche Wiki-Arbeit nicht. Wenn im Alltag niemand Seiten pflegt, hilft auch solch eine Aktion ein- oder zweimal im Jahr wenig. Er ist als Ergänzung und Aktivierungsformat gedacht.
Wiki-Walks
Ein Wiki-Walk ist ein gutes Start-Element eines Wikithons. Dabei “geht” ihr ohne festes Ziel durch das Wiki, jede*r für sich.
Für den Start gibt es viele Möglichkeiten. Viele Wikis bringen eigene Funktionen zum Stöbern mit. In MediaWiki sind das die Spezialseiten, die zum Beispiel verwaiste, kurze, lange oder gewünschte Seiten auflisten. Dazu gehört auch die Funktion “zufällige Seite”, welche ich für zu Unrecht vernachlässigt halte. In Wikis mit einigen hundert bis ein-, zweitausend Seiten funktioniert sie gut, in sehr großen weniger. Andere Wiki-Systeme bieten oft Vergleichbares. Genauso könnt ihr auf einer beliebigen Seite anfangen und euch über die Verlinkungen weiterklicken. Habt ihr den Rahmen vorher eingegrenzt, etwa auf die Themen eures Teams, bietet sich dafür eine Seite aus diesem Bereich an. Wer den Wikithon vorbereitet, sollte die Stöberfunktionen vorher heraussuchen und zu Beginn kurz zeigen.
So stoßt ihr auf Inhalte, von denen ihr vorher nicht wusstet, dass es sie gibt.
Das geht so lange weiter, bis etwas auftaucht, zu dem ihr beitragen möchtet, zum Beispiel:
- ein Abschnitt, der auf einer Seite fehlt
- eine Seite, die es noch gar nicht gibt
- zwei Seiten, die sich zusammenführen lassen
- ein langer Abschnitt, der sich aufteilen lässt
- eine Stelle, an der ein Bild oder eine Aufzählung mehr hilft als Fließtext
- eine Seite ohne Einleitung
- eine Formulierung, die verständlicher sein könnte
- ein Link auf eine Seite, über die ihr eben erst gestolpert seid
- ein Schreibfehler
Was ihr findet, bearbeitet ihr direkt. Ist die Änderung erledigt und drängt sich kein nächster Gedanke auf, geht der Walk weiter.
Vorbereitung
Vor dem Termin sollten alle Beteiligten dieselbe Erwartung haben. In die Kommunikation (bspw. Einladung) gehören deshalb der Zweck, der zeitliche Rahmen und grob der Ablauf, und auch, was mit dem Termin nicht erreicht werden soll. Ich habe erlebt, dass ein Termin als Wikithon angekündigt war und sich für die Mitarbeitenden dann als Frühjahrsputz mit inhaltlichem Audit herausstellte. Umgekehrt kann es passieren, dass Führungskräfte am Ende ein Audit-Ergebnis oder eine strukturierte Qualitätssicherung erwarten, weil ihnen das Format vorher nicht erklärt wurde. Geht der erste Wikithon auf diese Weise schief, ist es schwer, das Format in der Organisation noch einmal zu platzieren.
Prüft außerdem vorher, ob alle Teilnehmenden einen Account mit Schreibrechten haben und die Bereiche, um die es gehen soll, auch bearbeiten dürfen (im Idealfall ist das sowieso der Standard, aber das ist ein anderes Thema). Ich habe erlebt, dass einige Teilnehmende zu Beginn feststellten, dass sie keine Schreibrechte mehr hatten, etwa weil Lizenzen eingespart worden waren und alle davon ausgingen, dass jede*r automatisch einen Zugang hat.
Nicht alle haben die Bearbeitungsfunktionen noch im Kopf. Dafür reichen meistens 15 bis 30 Minuten zu Beginn, in denen jemand zeigt, wie Seiten bearbeitet, neu angelegt und verlinkt werden. Bei Bedarf könnt ihr vorab einen kleinen Lernkreis anbieten, in dem sich die Teilnehmenden die Funktionen gegenseitig zeigen. Eine vollständige Schulung ersetzt das nicht, die sollte die Organisation unabhängig vom Wikithon anbieten.
Ablauf und Format
Ich empfehle, den Termin zu moderieren. Die Moderation leitet ein, erinnert an den Zweck, lässt bei Bedarf die Bearbeitungs- und Stöberfunktionen zeigen, achtet auf Zeit und Pausen und moderiert am Ende ab. Während der eigentlichen Arbeit im Wiki hält sie sich zurück und lässt den Teilnehmenden Zeit und Raum. Bei zweitägigen Wikithons passen zusätzlich ein Warm-up und ein Check-out.
Bisher habe ich Wikithons vor allem als Halbtages- oder Ganztagestermine erlebt, also mit vier oder acht Stunden. Zwei Tage sind möglich, länger würde ich es jedoch nicht ansetzen. Für den Einstieg bietet sich ein Tag an, danach ein kurzes Lessons Learned und mit zwei bis drei Monaten Abstand ein zweiter Termin.
Wie oft sich ein Wikithon danach lohnt, hängt von der Größe der Organisation und des Wikis ab und davon, wie aktiv es im Alltag genutzt wird. Öfter als einmal im halben Jahr würde ich ihn nicht ansetzen, die Anfangsphase ausgenommen. Sonst kann der Eindruck entstehen, dass die Arbeit am Wiki in diese Termine gehört und dazwischen nicht stattfindet.
Die Teilnehmenden arbeiten allein oder in Gruppen. Den thematischen Rahmen könnt ihr vorher eingrenzen, etwa auf eine bestimmte Kategorie oder auf die Themen, mit denen ihr täglich zu tun habt. Ich empfehle aber, ihn offen zu lassen. Führungskräfte sorgen sich oft, dass dann ziellos an Seiten gearbeitet wird, die nichts mit der eigenen Arbeit zu tun haben. Aus meiner Erfahrung ist diese Sorge unbegründet, denn die Teilnehmenden tragen dort bei, wo sie etwas beitragen können, und das sind ihre eigenen Wissensgebiete. Eine Vorgabe engt meistens nur ein und gibt dem Termin einen restriktiven Beigeschmack, der einem offenen, aktivierenden Format nicht guttut. Sinnvoll ist ein Rahmen bei sehr großen Wikis mit vielen tausend Seiten, etwa in einem Konzern, die allermeisten Wikis sind aber nicht so groß.
Woran dann konkret gearbeitet wird, bleibt in jedem Fall offen und ergibt sich beim Stöbern, sonst wäre es kein Wikithon.
Hilfreich ist, wenn alle im selben Raum oder in einem offenen Bereich sitzen, zumindest auf Team- oder Abteilungsebene. Online oder hybrid funktioniert das mit einem durchgehend offenen Call, ähnlich wie beim Coworking. In großen Organisationen bieten sich dafür Breakout-Räume mit kleineren Gruppen an, gerne zufällig gemischt. Wie offen die Teilnehmenden für gemischte Gruppen sind, fragt ihr am besten vorher ab.
Die meiste Zeit arbeiten alle für sich im Wiki. Wer eine Frage hat oder jemandem über die Schulter schauen möchte, kann sich kurz melden oder sich zu zweit in einen eigenen Raum zurückziehen. Von offen gestellten Fragen profitieren auch die anderen, weil sie dabei Funktionen kennenlernen, nach denen sie selbst nicht gefragt hätten.