Wiki-Systeme wie MediaWiki, Confluence, DokuWiki und viele mehr können förderliche Werkzeuge für den kollaborativen Wissensaustausch in Organisationen sein. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Seiten, und die internen Verlinkungen gestalten sich immer einfacher, bis das Wiki schließlich zur zentralen Informationsquelle innerhalb der Organisation wird.
Doch mit der steigenden Seitenanzahl wächst auch der Pflegeaufwand. Neu angelegte Seiten wollen auf bereits existierende verlinkt, Kategorien überarbeitet und Inhalte zusammengefasst werden. Da diese Aufgaben in der Regel weniger ansprechend sind als das Erstellen oder Bearbeiten von Seiten, neigen sie dazu, aufgeschoben und vernachlässigt zu werden.
Dies führt in der Konsequenz dazu, dass Seiten verwaisen, an Aktualität verlieren und Redundanzen entstehen. Mitarbeitende verlieren die Lust Inhalte zu teilen und das Wiki wird zu einem weiteren Tool, das aufgrund unzureichender Pflege auf dem Friedhof der ausprobierten IT-Tools in Vergessenheit gerät.
Um dem entgegenzuwirken, sollten sich motivierte und begeisterte Wiki-Nutzer*innen von vorneherein zusammentun und ein Wiki-Gardening-Team bilden.
Was ist Wiki-Gardening?
Wiki-Gardening ist ein Sammelbegriff und umfasst alle Tätigkeiten in einem Wiki, die über das bloße Erstellen und Bearbeiten von Seiten hinausgehen.
Diese Aktivitäten werden im Idealfall von einer Community aus Freiwilligen durchgeführt, die sich der Pflege und Verbesserung des Wikis verschrieben haben. In diesem Zusammenhang wird die Metapher des „Gardenings“, also der Gartenpflege verwendet, weil diese Tätigkeit eine passende Analogie bietet. Gartenarbeit beinhaltet das Jäten von Unkraut und die Pflege der Pflanzen, um sowohl die Ästhetik als auch die Ergiebigkeit des Gartens zu steigern.
Das Hauptziel der Wiki-Gärtner*innen besteht darin, es dem Rest der Wiki-Community zu ermöglichen, sich voll und ganz auf die Erstellung wertvoller Inhalte zu konzentrieren.
Gruppenbildung und Organisatorisches
Aber wer sollte in einem solchen Team sein? Die Antwort ist simpel: alle, die Lust haben, mitzuwirken. Dies gilt, solange sich nicht übermäßig viele Personen melden, was in der Praxis meist die kleinste Sorge ist.
Um die Tätigkeiten des Wiki-Gardenings angehen zu können, braucht es Mitarbeitende, die Spaß daran haben, das Wiki zu pflegen und zu verbessern. Aus diesem Grund ist die Freiwilligkeit auch so wichtig. Wird einfach durch Führungskräfte ein Personenkreis für diese Rolle bestimmt, lässt sich nur schwer eines der einleitend beschriebenen Probleme lösen.
Im Idealfall kristallisieren sich schon während der Pilotierung des Wikis Personen heraus, die ein besonderes Interesse an dessen Pflege zeigen. Diese Mitarbeitenden können direkt angesprochen werden, um ihr Interesse an einer Beteiligung am Wiki-Gardening zu klären.
Zusätzlich kann die Idee des Wiki-Gardenings innerhalb der Organisation kommuniziert und zur Partizipation eingeladen werden.
Sobald sich ein Personenkreis gefunden hat, muss dieser Aufgaben identifizieren und eine passende Regelmäßigkeit finden, in welcher sich diesen gewidmet wird.
Aufgaben im Wiki-Gardening
Die Aufgaben des Wiki-Gardenings sind ebenso unterschiedlich und individuell, wie Organisationen selbst. Da Wiki-Gardening-Teams häufig aus Power-User*innen bestehen, wissen diese selbst am besten, welche Tätigkeiten im Wiki-Alltag auf der Strecke bleiben. Genau solche Aufgaben müssen von der Gruppe regelmäßig durchgeführt werden, um das Wiki aktuell und relevant zu halten.
Hier ein paar typische Aufgaben für den Wiki-Garten (nicht alle Tätigkeiten sind in allen Wiki-Lösungen notwendig):
- Zusammenführen von Seiten: Ähnliche oder doppelte Inhalte in eine einzige Seite verschmelzen, um Redundanz zu vermeiden.
- Löschen von Seiten: Veraltete, irrelevant gewordene oder unangemessene Seiten entfernen.
- Anlegen von Weiterleitungen: Nutzer*innen automatisch von einer Seite auf eine andere weiterleiten, insbesondere nach dem Verschieben oder Umbenennen von Seiten.
- Hinzufügen von internen Verlinkungen: Navigation und Vernetzung innerhalb des Wikis durch Verknüpfung von Seiten verbessern.
- Einsetzen von Redlinks: Links auf noch nicht existierende Seiten platzieren, um die Erstellung fehlender Inhalte anzuregen.
- Zusammenführen von Kategorien: Ähnliche Kategorien verschmelzen, um Überschneidungen zu minimieren und die Navigation zu vereinfachen.
- Ergänzen von Kategorien: Neue Kategorien hinzufügen, um Organisation und Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern.
- Löschen von Kategorien: Überflüssige oder nicht mehr relevante Kategorien entfernen.
- Verbesserung der Lesbarkeit und Strukturierung von Seiten
- Optimierung der Startseite und Navigation
Für die Bewältigung der hier beschriebenen Aufgaben ist es enorm hilfreich, geeignete “Garten-Werkzeuge” zur Verfügung zu haben. Diese erleichtern beispielsweise das Ausfindigmachen neuer Seiten, verwaister Seiten (die nicht auf andere verlinken oder selbst keine Verlinkungen aufweisen) oder Redlinks.
Während einige Wiki-Lösungen diese Funktionen bereits mitliefern, erfordern andere die Installation spezieller Erweiterungen, und wiederum andere weisen sie nur bedingt bis gar nicht auf.
MediaWiki und BlueSpice verwenden zum Beispiel sogenannte Spezialseiten, welche die oben genannten Seiten oder Verlinkungen in Listenform darstellen.
XWiki und DokuWiki bieten zwar nicht so umfangreiche, aber definitiv ausreichend unterstützende Funktionen (zum Teil als Erweiterung, wie zum Beispiel verwaiste Seiten bei DokuWiki).
Confluence bietet standardmäßig auch einige Gardening-Tools, fördert die Verwendung von Redlinks jedoch leider nicht. Neu angelegte Seiten und die letzten Änderungen lassen sich über sogenannte Makros (in Seiten integrierbare Funktionen) anzeigen. Auf eine Auflistung verwaister Seiten können lediglich Bereichsadministrator*innen zugreifen.
Fazit
Die Etablierung eines Wiki-Gardening-Teams ist nicht nur eine strategische Entscheidung, sondern eine notwendige Maßnahme, um die Langlebigkeit und Nützlichkeit eines Wikis zu gewährleisten. Durch die kontinuierliche Pflege verhindern die Wiki-Gärtner*innen, dass das System zu einem unübersichtlichen Dschungel aus redundanten und veralteten Seiten wird. Dies ermöglicht allen anderen Wiki-Mitgliedern, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können: die Erstellung wertvoller Inhalte.
Das Titelbild wurde via DALL·E 3 generiert.
