Ask Me Anything: Format für bessere Change-Kommunikation

Bei Veränderungsprozessen fehlt es häufig an klarer Kommunikation oder an der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden durch diejenigen, die für die Veränderung verantwortlich sind. Statt einfach anzunehmen, was die Belegschaft interessiert, braucht es eine offene Plattform für Austausch. Hier kommt das „Ask Me Anything“ (AMA) ins Spiel, ein Format, das für mehr Partizipation sorgt und Veränderungen transparenter gestaltet.

Über die Methode

Ein AMA ist ein Frage-Antwort-Format, bei dem eine Person oder Gruppe Fragen zu einem bestimmten Thema beantwortet – und zwar alle, die das Publikum interessieren. Ursprünglich durch das Internet, insbesondere Reddit, bekannt geworden, eignet sich das Format hervorragend, um in Organisationen offene Fragen zu neuen Projekten, Umstrukturierungen oder anderen Veränderungen zu klären.

Besonders geeignet sind AMAs für:

  • die Einführung neuer Stellen oder Rollen
  • Strukturveränderungen
  • die Vorstellung neuer Projekte oder Initiativen
  • Fragen nach wichtigen Entscheidungen oder Ankündigungen
  • Einführung neuer IT-Tools

Durchführung

Ein AMA kann sowohl online (z.B. über Videokonferenz-Tools oder Enterprise Social Networks) als auch in Präsenz oder hybrid durchgeführt werden. Jede Variante bringt unterschiedliche Herausforderungen mit sich. Es ist sinnvoll, die Session aufzuzeichnen, damit Mitarbeitende, die nicht teilnehmen konnten, diese nachholen können.

Unabhängig von der Variante kann eine Moderation hilfreich sein, um die Diskussion zu strukturieren und respektvoll zu halten. Sie erhöht jedoch das Risiko von Voreingenommenheit, da die Auswahl der Fragen subjektiv erfolgen kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein AMA durchzuführen: Fragen vorab einsammeln oder live beantworten. Beide Varianten haben ihre Vorzüge und eignen sich je nach Kontext unterschiedlich gut.

Variante 1: Fragen vorab einsammeln

Diese Methode ist sinnvoll, wenn komplexe Fragen erwartet werden, die möglicherweise eine Recherche erfordern. Sie eignet sich auch für größere Gruppen, in denen nicht alle gleichzeitig zu Wort kommen können.

Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Ankündigung: Die AMA-Session frühzeitig ankündigen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
  2. Fragen sammeln: Fragen im Voraus einsammeln – z.B. über ein Umfrage-Tool oder per E-Mail.
  3. Vorbereitung: Die Fragen sichten, thematisch sortieren und ggf. relevante Informationen recherchieren.
  4. Durchführung:
    • Begrüßung, kurzer Überblick zum Anlass der Session und Vorstellung der Person oder Gruppe, welche die Fragen beantwortet.
    • Antworten auf die gesammelten Fragen geben und zusätzliche Fragen während der Session zulassen.
  5. Abschluss: Dank an alle Beteiligten und Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Angebot, offene Fragen nachträglich zu beantworten.
  6. Feedback einholen: Feedback zur Session einholen, um künftige AMAs zu verbessern.

Variante 2: Fragen live beantworten

Diese Variante fördert eine direkte, spontane und authentische Kommunikation. Eine Option zur anonymen Fragestellung kann hier helfen, auch zurückhaltende Mitarbeitende einzubinden.

Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

  1. Ankündigung: Die AMA-Session frühzeitig ankündigen, damit sich alle darauf vorbereiten können.
  2. Option zur anonymen Fragestellung: Möglichkeit bieten, Fragen vorab anonym einzureichen.
  3. Durchführung:
    • Begrüßung, kurzer Überblick zum Anlass der Session und Vorstellung der Person oder Gruppe, welche die Fragen beantwortet.
    • Fragen werden live gestellt – entweder mündlich oder schriftlich.
  4. Abschluss: Dank an alle Beteiligten und Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Angebot, bei Bedarf kontaktiert zu werden, um weitere Fragen oder Bedenken zu besprechen.
  5. Feedback einholen: Feedback zur Session einholen, um künftige AMAs zu verbessern.

Nachbereitung

Nach der AMA-Session sollte das Team, welches das Event organisiert hat, ein Lessons Learned ansetzen, um das Feedback zu verarbeiten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Zudem sollten die gestellten Fragen und Antworten dokumentiert und für alle zugänglich gemacht werden – beispielsweise im Wiki, Blog oder Intranet.

Fazit

Das “Ask Me Anything”-Format kann dabei helfen, Veränderungen besser zu kommunizieren, indem es Transparenz schafft und Mitarbeitende aktiv einbindet. Egal, ob Fragen im Voraus gesammelt oder live beantwortet werden, ob online, hybrid oder in Präsenz – AMA-Sessions sind flexibel und leicht umsetzbar. Letztlich können sie Missverständnisse vermeiden und die Akzeptanz von Veränderungen erhöhen. Zusätzlich fördern sie eine Kultur des offenen Austauschs und der Zusammenarbeit.

Probier das Format doch einfach mal aus – ich wünsche viel Spaß dabei!


Titelbild von Canva.

Wissens­management­-Software einführen: Ein Leitfaden

Ein wissensförderliches IT-Tool zu implementieren ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die sorgfältige Planung und einen partizipativen Ansatz erfordert. Es ist mir wichtig, zu betonen, dass eine Wissensmanagement-Software nicht isoliert betrachtet werden sollte und nicht alleine dafür sorgen wird, dass das Wissensmanagement auf “die nächste Stufe” gehoben wird. Solche Lösungen können hilfreiche Werkzeuge sein, aber sie sind immer nur so gut wie die Organisationskultur, in der sie eingesetzt werden.

Auch ist es besonders wichtig, alle von der Veränderung betroffenen Personen abzuholen und einzubeziehen. Die Prinzipien des Change Managements – Partizipation, Transparenz und Kommunikation – spielen hierbei eine entscheidende Rolle.

Bedürfnisse und Ziele klar definieren

Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Organisation zu identifizieren. Dies sollte in einem partizipativen Prozess erfolgen (!), in welchen die Nutzenden aktiv einbezogen werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das zu implementierende IT-System den Anforderungen und Erwartungen der zukünftigen Nutzer*innen entspricht.

Die von mir bevorzugte und besonders partizipative Vorgehensweise ist eine “einfache” Umfrage. Worauf bei einer solchen Umfrage geachtet werden sollte und wie vorgegangen werden kann, beschreibe ich – wenn auch in einem anderen Szenario beschrieben – in diesem Artikel (wird derzeit grundlegend überarbeitet).

In diesem Schritt ist es besonders sinnvoll, das bestehende Berechtigungskonzept zu reflektieren. Oftmals sind Organisationen nicht gewohnt, einen so offenen Ansatz (mit wenigen Lese-/Schreibbeschränkungen) zu verfolgen, wie ihn eine Wissensplattform benötigt. Dies führt früher oder später zu Problemen und kann die gesamte Einführung nachhaltig gefährden.

In diesem Artikel habe ich mich bereits ausgiebig mit dieser Thematik beschäftigt: Known Worries in der Debatte um Restriktionen in Enterprise Wikis.

Auswahl des IT-Tools

Die Auswahl der richtigen Wissensmanagement-Software, welche den Bedürfnissen der Organisation entspricht und gleichzeitig ausreichend intuitiv in der Anwendung ist, stellt den nächsten Schritt dar. Hierbei ist Transparenz von entscheidender Bedeutung. Die Nutzenden sollten den Auswahlprozess nachvollziehen können und verstehen, wie das ausgewählte IT-System ihre Arbeit unterstützen wird.

Welche Art von Anwendung es wird, hängt von den Bedürfnissen und dem Ziel ab. Ob es ein Wiki, ein ECMS eine Lernplattform (LMS), oder ein anderes IT-Tool wird, ist demnach höchst individuell.

Begleitung und Schulung der Nutzer*innen

Die Implementierung des IT-Tools ist nur der Anfang. Im Weiteren kann eine transparente, begleitende Kommunikation (in Meetings, über Blog-Beiträge oder auf anderem Wege) erheblich zu dem Erfolg der Einführung beitragen. Auch ist die Schulung der Nutzenden entscheidend, um diese zu befähigen, das IT-System zu nutzen. Zusätzlich zur Schulung ist auch ein dedizierter Support wichtig, an den sich die Mitarbeitenden bei Fragen oder Problemen wenden können.

Für die Anfangszeit nach der Einführung des IT-Systems, empfehle ich wöchentliche “Change-Dialoge” anzubieten (in Präsenz, online oder hybrid), zu welchen interessierte Mitarbeitende Fragen und Anregungen mitbringen können.

Kontinuierliche Verbesserung

Eine Wissensmanagement-Software ist kein einmal geplantes und dann “in Stein gemeißeltes” Werkzeug. Durch das regelmäßige Einholen von Feedback und entsprechende Anpassungen kann das System auch in Zukunft relevant und nützlich bleiben. Nichts frustriert Nutzer*innen mehr, als dass diese immer wieder vor denselben Hindernissen und Problemen stehen.

Fazit

Insgesamt ist die erfolgreiche Implementierung eines WiMa-IT-Systems nicht nur ein einmaliges Projekt, sondern anschließend ein fortlaufender Prozess, welcher die aktive Beteiligung aller Betroffenen erfordert.

Mit einer guten Bedarfsanalyse und klaren Zielen plus einem Fokus auf Partizipation, Transparenz und Kommunikation, steht dem nachhaltigen Erfolg des Wissensmanagement-Werkzeuges nichts mehr im Weg!


Foto von Jason Goodman auf Unsplash