Die Wahl eines geeigneten Enterprise Wikis spielt in vielen Organisationen eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Wissensaustausch. Mit zahlreichen Lösungen auf dem Markt kann die Auswahl jedoch überwältigend sein.
Auch wenn sich Enterprise Wikis auf die Nutzung dieser in Unternehmen beziehen, heißt das nicht, dass die hier angeführten Lösungen nicht auch für andere Organisationsarten, wie Vereine, Stiftungen, Behörden, NGOs, Bildungseinrichtungen und viele weitere geeignet sind.
Da sich die Frage nach dem “richtigen Wiki” jedoch nicht pauschal beantworten lässt, möchte ich hier einen kompakten Überblick über die beliebtesten Systeme und deren Funktionen geben, damit sich Organisationen (bzw. die Personen in der Verantwortung) selbst eine fundierte Meinung bilden können.
Tipp: Die Informationen aus diesem Artikel gibt es auch in Videoform auf YouTube.
Während Atlassians Confluence lange als Quasi-Standard galt, führen Preisentwicklung und die Ankündigung der Beendigung der selbstgehosteten Produkte1 dazu, dass viele Organisationen jetzt alternative Wiki-Lösungen in Erwägung ziehen. In diesem Artikel möchte ich deshalb die sechs populärsten Wiki-Lösungen, abseits von Confluence vergleichen. Dabei richte ich den Fokus speziell auf den deutschen Markt und schaue mir die Anforderungen an, welche Organisationen häufig an Wiki-Systeme stellen.
Mir ist es wichtig zu betonen, dass dies ein unabhängiger Vergleich ist. Dieser Artikel wurde ohne Einflussnahme oder finanzielle Unterstützung von Interessensgruppen erstellt.
Basisfunktionen außerhalb des Vergleichs
Die folgenden häufig angeforderten Funktionen sind in der Wiki-Welt mittlerweile zum Standard geworden, weshalb ich diese nicht mit in den tabellarischen Vergleich aufgenommen haben.
Die sechs Lösungen habe ich, gemessen an ihrem Nachfrage-Volumen in Deutschland2 (über die letzten 5 Jahre) absteigend sortiert.
Im Vergleich zu der Fünf-Jahresbetrachtung ist das Nachfrage-Volumen von XWiki und BookStack in den letzten 12 Monaten deutlich gestiegen, die Reihenfolge bleibt jedoch auch dort bestehen.
Vorab-Hinweise zu einzelnen Eigenschaften:
zum Punkt “Kostenlos”: bezieht sich ausschließlich auf die Software, ohne Support.
zum Punkt “Redlinks”: Redlinks sind Hyperlinks in Wikis, die (meist) in roter Farbe dargestellt werden und auf noch nicht erstellte Seiten verweisen. Sie dienen als visueller Hinweis und Einladung zur Erstellung fehlender Inhalte.
zum Punkt “mobile friendly”: dies bedeutet, dass das Wiki so gestaltet ist, dass es auf Mobilgeräten leicht zu navigieren und gut lesbar ist.
Mit einem Stern (*) versehene Angaben werden unten näher erläutert. Die Angabe “ Plugin” bedeutet, dass die Funktion mithilfe einer kostenfreien Erweiterung hinzugefügt werden kann.
Auf der Website wikimatrix.org können 82 (!) Wiki-Systeme technisch verglichen werden, auch die hier genannten. Auf der Website wird jedoch Werbung für einzelne Lösungen und Dienstleistungen gemacht, weshalb ich keine Neutralität garantieren möchte. Auch sind einige Angaben nicht up to date.
MediaWiki
MediaWiki ist die Software, auf welcher Wikipedia basiert. Es verfügt über umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins und eine sehr aktive Community. Mit flexiblen Anpassungsoptionen und der Unterstützung für Mehrsprachigkeit eignet sich MediaWiki nicht nur für große Enzyklopädien, sondern auch für Organisationswikis verschiedenster Art.
Ein frisch installiertes MediaWiki bietet zwar bereits umfangreiche Wiki-Funktionen, jedoch müssen für ein nutzungsfreundliches Firmenwiki noch einige Plugins installiert werden. Wer dafür keine Kapazitäten hat – viele Plugins bürgen immer auch einen höheren administrativen Aufwand – und zusätzlichen Enterprise Support benötigt, sollte eventuell BlueSpice in Erwägung ziehen.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für MediaWiki anbieten.
Kommentare: MediaWiki bietet statt typischen Kommentaren eine dedizierte Diskussionsseite für jede Wiki-Seite.
Kollaboratives Bearbeiten: mithilfe der kostenlosen Erweiterung CollabPads
Visueller Editor: mithilfe der kostenlosen Erweiterung Visual Editor
mobile friendly: je nach Skin (Design, welches das Aussehen und Layout bestimmt) unterschiedlich, der Standardskin “Vector” (und viele andere) benötigen für eine mobil-freundliche Darstellung jedoch die kostenlose Erweiterung “MobileFrontend“
Zwei-Faktor-Authentisierung: mithilfe der kostenlosen Erweiterung OATHAuth
PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
DokuWiki ist besonders für seine Einfachheit bekannt, da es keine Datenbank benötigt und im Allgemeinen eher auf eine simple Bedienoberfläche setzt. Es hat eine sehr aktive Community und ist ideal für Teams oder Organisationen, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Dokumentation suchen, ohne viele Einstellungen vornehmen zu müssen. Auch DokuWikis Community bietet ein umfangreiches und kostenfreies Plugin-Angebot.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für DokuWiki anbieten.
Kommentare: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Comment Plugin“
Visueller Editor: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
Simple Statistiken: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Statistics Plugin“
PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
XWiki
XWiki ist eine Wiki-Software, welche sich durch ihre Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit auszeichnet. Ähnlich wie MediaWiki und DokuWiki bietet es umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins, die von einer aktiven Community bereitgestellt und gepflegt werden. XWiki ist besonders geeignet für Organisationen und Teams, die ein individuell angepasstes System suchen, ohne die Komplexität, die mit umfangreicheren Wikis einhergehen kann.
Im Vergleich zu anderen Wikis setzt XWiki auf eine eher hierarchische Strukturierung, welche den Nachteil mit sich bringt, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst dokumentiert werden.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
BookStack ist eine übersichtliche Wiki-Software, die sich durch ihre einfache Bedienung und einzigartige Strukturierung der Inhalte in Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten auszeichnet. Diese klare Gliederung ermöglicht es, Informationen schnell zu finden und zu organisieren, was den Zugang und die Navigation erleichtert. Anders als bei vielen anderen Enterprise Wikis setzt BookStack auf ein schlankes Design ohne zusätzliche Plugins, wodurch es sich besonders für Anwender*innen eignet, die eine unkomplizierte und direkt einsatzbereite Lösung bevorzugen, ohne durch eine Vielzahl von Erweiterungen überwältigt zu werden.
Ähnlich wie bei XWiki, hat diese hierarchische Strukturform den Nachteil, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst im Wiki abgelegt werden.
BlueSpice basiert auf der Software MediaWiki und wird von der in Deutschland ansässigen Firma “Hallo Welt! GmbH” entwickelt und supportet. Im Vergleich zum regulären MediaWiki ist BlueSpice explizit für den organisationalen Gebrauch konzipiert und kommt standardmäßig mit rund 180 nützlichen Plugins. Zudem bietet BlueSpice einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
Kostenlos: Es gibt eine kostenlose Version, bei welcher jedoch einige der verglichenen Funktionen wegfallen. Was die kostenfreie Version beinhaltet und was nicht, ist auf der offiziellen Bluespice-Website zu finden.
Plugin-Verfügbarkeit: Für BlueSpice können dieselben Erweiterungen verwendet werden, wie für MediaWiki.
Drupal Wiki zeichnet sich durch seine spezielle Ausrichtung auf Qualitäts- und Wissensmanagement aus. Ähnlich wie BlueSpice, hat sich Drupal Wiki auf den Einsatz in Unternehmen fokussiert und bietet einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an. Mit einem umfangreichen Strukturierungssystem, das Kategorien, Tags und Räume umfasst, ermöglicht Drupal Wiki eine, im Vergleich zu anderen Systemen, erweiterte Organisation von Inhalten.
→ eine Demo ist lediglich auf Anfrage und über einen begrenzten Zeitraum von 30 Tagen möglich
Einzelnachweise
“From Data Center to Cloud” am 10.09.2025 von www.atlassian.com abgerufen ↩︎
Interesse im zeitlichen Verlauf von “DokuWiki, XWiki, BookStack, Bluespice, Drupal Wiki” am 26.10.2023 von trends.google.de abgerufen ↩︎
Die in der Tabelle verwendeten Icons sind von Font Awesome.
Dokumente überall: Auf dem Desktop, in Ordnern, in E-Mails und sehr wahrscheinlich nicht einmal in der aktuellen Version. Sie sind schnell erstellt, aber oft schwer wiederzufinden, unhandlich zu teilen oder schlicht veraltet. Dieses Chaos kann frustrieren und eine Menge Zeit kosten. Ein Enterprise Wiki hingegen bietet Struktur, Aktualität und eine niedrigschwellige Möglichkeit, Informationen zu teilen.
Dieser Leitfaden soll bei der Entscheidung unterstützen, ob eine Information in Form eines klassischen (digitalen) Dokuments oder im Organisations- bzw. Firmen-Wiki geteilt werden sollte.
Verallgemeinert lässt sich empfehlen, so viele Informationen wie möglich im Wiki zu speichern, um die Zusammenarbeit, Aktualität und Zugänglichkeit zu verbessern. Dokumente sollten nur in (den folgenden) spezifischen Fällen verwendet werden, und zwar dann, wenn die Art des Inhalts oder andere Parameter dies wirklich erfordern.
Begriffsklärung
Dokument: Ein (elektronisches/digitales) Dokument ist eine Aufzeichnung von Informationen, die in verschiedenen Formaten wie DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (PowerPoint), PDF usw. gespeichert wird.
Wiki: Ist ein niedrigschwelliges, beschränkungsarmes und webbasiertes Werkzeug (IT-Tool) für den kollaborativen Wissens- bzw. Informationsaustausch, wie Confluence, BlueSpice, MediaWiki, DokuWiki, XWiki und viele weitere.
Was verwende ich wann?
Die folgenden Umstände erfordern meist die Verwendung eines Dokuments.
Komplexe Formatierung und Gestaltung: Wenn der Inhalt spezielle (nicht anders abbildbare) Formatierungen, Funktionen in Tabellen, umfangreiche Diagramme oder andere komplexe Layouts erfordert, ist ein Dokument besser geeignet, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Offline-Zugriff: Wenn die Informations-Adressat*innen häufig in Situationen ohne Internetzugang arbeiten, ist die Verwendung eines Dokuments zu empfehlen, da der Zugriff auf Wiki-Inhalte offline nicht möglich ist.
Externes Teilen: Wenn die Information mit Externen (wie Kund*innen oder Lieferant*innen) zu teilen ist. Da ein firmeninternes Wiki oft nicht für externe Parteien freigeschaltet ist und gewisse Design-Standards (Corporate Design) einzuhalten sind, sollte in einem solchen Fall auf ein Dokument zurückgegriffen werden.
Juristische oder rechtliche Anforderungen: Für rechtlich bindende Dokumente wie Vereinbarungen oder Verträge ist ein Dokument erforderlich, um die Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen.
→ Alles andere (wofür es keine dedizierte Wissensmanagement-Software gibt) sollte im Wiki dokumentiert werden.
Weitere Vorteile eines Wikis
Zentralisierung von Informationen: Während Dokumente oft auf verschiedenen Laufwerken, Ordnern oder in E-Mails verteilt sind, bietet ein Wiki eine zentrale Anlaufstelle für Informationen. Dieser Ansatz erleichtert die Suche nach den richtigen Inhalten, ebenso wie diese aktuell zu halten.
Kollaborative Bearbeitung: Bei der Bearbeitung digitaler Dokumente können Bearbeitungskonflikte auftreten, wenn mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen (sollte dies überhaupt möglich sein). In einem Wiki können dagegen viele Personen simultan an Inhalten arbeiten.
Versionshistorie: Während bei Dokumenten oft mehrere Versionen manuell erstellt und gespeichert werden müssen, protokolliert ein Wiki automatisch alle Änderungen.
Einfache Verlinkung: In Dokumenten sind Verlinkungen oft nur begrenzt (wenn überhaupt) nutzbar. Wikis bieten dagegen die Möglichkeit, Inhalte leicht miteinander zu verknüpfen, was das Lernen und Navigieren erleichtert.
Integration: Dokumente sind in der Regel isolierte Dateien. Wiki-Inhalte hingegen können leichter in andere Systeme integriert werden, wodurch der Informationsaustausch verbessert wird.
Ein wissensförderliches IT-Tool zu implementieren ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die sorgfältige Planung und einen partizipativen Ansatz erfordert. Es ist mir wichtig, zu betonen, dass eine Wissensmanagement-Software nicht isoliert betrachtet werden sollte und nicht alleine dafür sorgen wird, dass das Wissensmanagement auf “die nächste Stufe” gehoben wird. Solche Lösungen können hilfreiche Werkzeuge sein, aber sie sind immer nur so gut wie die Organisationskultur, in der sie eingesetzt werden.
Auch ist es besonders wichtig, alle von der Veränderung betroffenen Personen abzuholen und einzubeziehen. Die Prinzipien des Change Managements – Partizipation, Transparenz und Kommunikation – spielen hierbei eine entscheidende Rolle.
Bedürfnisse und Ziele klar definieren
Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Organisation zu identifizieren. Dies sollte in einem partizipativen Prozess erfolgen (!), in welchen die Nutzenden aktiv einbezogen werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das zu implementierende IT-System den Anforderungen und Erwartungen der zukünftigen Nutzer*innen entspricht.
Die von mir bevorzugte und besonders partizipative Vorgehensweise ist eine “einfache” Umfrage.
In diesem Schritt ist es besonders sinnvoll, das bestehende Berechtigungskonzept zu reflektieren. Oftmals sind Organisationen nicht gewohnt, einen so offenen Ansatz (mit wenigen Lese-/Schreibbeschränkungen) zu verfolgen, wie ihn eine Wissensplattform benötigt. Dies führt früher oder später zu Problemen und kann die gesamte Einführung nachhaltig gefährden.
Die Auswahl der richtigen Wissensmanagement-Software, welche den Bedürfnissen der Organisation entspricht und gleichzeitig ausreichend intuitiv in der Anwendung ist, stellt den nächsten Schritt dar. Hierbei ist Transparenz von entscheidender Bedeutung. Die Nutzenden sollten den Auswahlprozess nachvollziehen können und verstehen, wie das ausgewählte IT-System ihre Arbeit unterstützen wird.
Welche Art von Anwendung es wird, hängt von den Bedürfnissen und dem Ziel ab. Ob es ein Wiki, ein ECMS eine Lernplattform (LMS), oder ein anderes IT-Tool wird, ist demnach höchst individuell.
Begleitung und Schulung der Nutzer*innen
Die Implementierung des IT-Tools ist nur der Anfang. Im Weiteren kann eine transparente, begleitende Kommunikation (in Meetings, über Blog-Beiträge oder auf anderem Wege) erheblich zu dem Erfolg der Einführung beitragen. Auch ist die Schulung der Nutzenden entscheidend, um diese zu befähigen, das IT-System zu nutzen. Zusätzlich zur Schulung ist auch ein dedizierter Support wichtig, an den sich die Mitarbeitenden bei Fragen oder Problemen wenden können.
Für die Anfangszeit nach der Einführung des IT-Systems, empfehle ich wöchentliche “Change-Dialoge” anzubieten (in Präsenz, online oder hybrid), zu welchen interessierte Mitarbeitende Fragen und Anregungen mitbringen können.
Kontinuierliche Verbesserung
Eine Wissensmanagement-Software ist kein einmal geplantes und dann “in Stein gemeißeltes” Werkzeug. Durch das regelmäßige Einholen von Feedback und entsprechende Anpassungen kann das System auch in Zukunft relevant und nützlich bleiben. Nichts frustriert Nutzer*innen mehr, als dass diese immer wieder vor denselben Hindernissen und Problemen stehen.
Fazit
Insgesamt ist die erfolgreiche Implementierung eines WiMa-IT-Systems nicht nur ein einmaliges Projekt, sondern anschließend ein fortlaufender Prozess, welcher die aktive Beteiligung aller Betroffenen erfordert.
Mit einer guten Bedarfsanalyse und klaren Zielen plus einem Fokus auf Partizipation, Transparenz und Kommunikation, steht dem nachhaltigen Erfolg des Wissensmanagement-Werkzeuges nichts mehr im Weg!
Homeoffice ist mittlerweile zum Quasi-Standard eines modernen Arbeitsumfeldes geworden. Neben den vielen Vorteilen des mobilen Arbeitens kommt ein wesentlicher Aspekt aus dem Wissensmanagement hierbei jedoch oft zu kurz: der informelle Austausch. Doch das muss nicht sein!
Informeller Austausch ist die nicht strukturierte, oft spontane Weitergabe von Wissen zwischen zwei oder mehreren Personen.
Im Kontext von auf Distanz arbeitenden Teams stellt der informelle Austausch eine besondere Herausforderung dar. Die räumliche Trennung kann die Kommunikation und damit auch den effektiven Austausch erschweren.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht in der Nutzung von speziellen IT-Tools. Plattformen für gemeinsames Arbeiten (Chats, Online-Meeting-Tools, etc.) oder explizite Wissensmanagement-Systeme (wie zum Beispiel Wikis) können dabei helfen, Informationen in einem Team zu organisieren und zugänglich zu machen.
Doch Tools alleine sind nicht die Lösung. Eine offene und kommunikative Kultur im Team ist essenziell. Es muss ein Klima des Vertrauens und der Zusammenarbeit geschaffen werden, in dem die Teammitglieder ermutigt werden, ihr Wissen überhaupt zu teilen und trotz Hürden voneinander zu lernen.
Auch regelmäßige (virtuelle) Meetings und Workshops können dazu beitragen, dass Wissen geteilt und Diskussionen angeregt werden. So wird nicht nur der Austausch innerhalb des Teams gefördert, sondern auch der Teamgeist gestärkt.
Die folgende Methode finde ich besonders charmant, da sie dem in Präsenz häufig stattfindenden Auf-dem-Flur-Treffen recht nahekommt:
Die Umsetzung ist (zumindest technisch gesehen) recht simpel. Mithilfe eines Online-Meeting-Tools wird ein täglicher Regeltermin eingestellt, zu welchem alle Teammitglieder eingeladen sind. Die Länge des Termins ist hierbei variabel und die Teilnahme freiwillig. Dieser Raum (das “Meeting”) sollte nun als Flur oder Kaffeeküche verstanden werden.
Wenn ich in meinem Alltag gerade Zeit habe, schnappe ich mir eine Tasse Kaffee (oder ein Wasser) und schaue kurz vorbei, um mich mit anderen Kolleg*innen auszutauschen. Wenn ich nur 10 Minuten Zeit habe oder mich die Themen nicht besonders interessieren, “gehe ich einfach weiter” (bzw. verlasse den Raum wieder).
Die Methode hat das Wort “Café” in sich, da es eine lockere und offenen Atmosphäre sein soll. Heißt: keine Agenda, keine Pflicht und auch persönliche Themen sind willkommen (wie es auf dem Flur eben auch der Fall wäre).
Aber weshalb ist diese Form des Austausches so wichtig? Informelle Gespräche sind ideal für schnelle Problemlösungen, da Mitarbeitende in einer ungezwungenen Umgebung unmittelbar Feedback und Ideen austauschen können. Vor allem aber verhindert sie die Bildung von Wissens-Silos innerhalb des Teams, was durch die Arbeit von Zuhause aus, schnell vorkommen kann.
Confluence, MediaWiki, DokuWiki und Co. – Wer darf welche Informationen einsehen und wer darf wo etwas ändern/hinzufügen? Diese Fragen zur Offenheit von Enterprise Wikis, werden sich im Kontext des Wissensmanagements immer wieder gestellt und bringen einige vielfältige Bedenken mit sich. Von Befürchtungen über Vandalismus bis zur Verbreitung von Falschinformationen. In diesem Artikel möchte ich einige dieser bekannten Sorgen („Known Worries“) aufgreifen und erklären, wie wir diese angehen können.
Abgrenzung: In diesem Beitrag beschreibe ich lediglich organisationsinterne Enterprise Wikis, nicht jene, die mit externen Personengruppen, wie zum Beispiel Kund*innen oder Lieferant*innen geteilt werden.
Im Kerngedanken ist ein Wiki-System für alle Community-Mitglieder lesend sowie schreibend zugänglich, heißt: Alle dürfen alles einsehen und dazu beitragen (vgl. Cunningham & Leuf, 2001).
Dieser philosophische Grundgedanke wird leider nicht immer mit offenen Armen empfangen, da mit einem solch offenen Ansatz einige Sorgen einhergehen können. Auf drei immer wieder präsente Bedenken möchte ich hier genauer eingehen.
Known Worries – Aber was, wenn…?
Durch eigene Beobachtungen und den Austausch mit anderen Wissensmanager*innen (bspw. in einer Session auf dem KnowledgeCamp 2022), konnte ich die folgenden drei Known Worries identifizieren.
Tagesgeschäft (bzw. keine Zeit mehr für dieses)
Qualitätsverlust oder versehentliche Verbreitung von Falschinformationen
Vandalismus (Inhalte werden gelöscht oder unsachgemäß verändert)
Wie können wir dem begegnen?
Ich möchte zunächst hervorheben, dass die Sorgen und Ängste der Betroffenen in solchen Veränderungsprozessen (Einführung eines neuen Wiki-Systems oder die „Öffnung“ dieser) stets mit hoher Aufmerksamkeit und Respekt behandelt werden müssen. Ignorieren wir diese, riskieren wir das Scheitern des gesamten Vorhabens, da die Akzeptanz und die Mitwirkung der Nutzer*innen selbstredend wesentliche Faktoren für den Erfolg einer solchen Initiative sind.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Betroffenen so früh wie möglich in den Change-Prozess einzubeziehen. Dies kann mithilfe verschiedener Ansätze aus dem Change Management erfolgen. Zum Beispiel durch regelmäßige Meetings, in denen die Beteiligten ihre Meinungen, Bedenken und Vorschläge teilen können oder durch Befragungen, um ihren Standpunkt und ihre Wünsche besser zu verstehen.
Des Weiteren ist es wichtig, den Betroffenen gegenüber eine wohlwollende und aufgeschlossene Haltung einzunehmen. Das bedeutet nicht nur, aufmerksam zuzuhören, wenn sie ihre Gedanken und Ängste äußern, sondern auch ihre Äußerungen ernst zu nehmen und sie in die Entscheidungsfindung einfließen zu lassen.
Schließlich sind es die Nutzenden, die am besten wissen, was sie von einem Wiki erwarten und benötigen. Doch kommen wir zu den Known Worries.
Tagesgeschäft
Die Befürchtung, dass Mitarbeitende mehr Zeit damit verbringen könnten, in verschiedenen Bereichen des Wikis zu stöbern, anstatt sich auf ihre „primären Aufgaben“ zu konzentrieren, könnte als potenzielle Ablenkung und somit als Beeinträchtigung des sog. Tagesgeschäfts gesehen werden. Die Sorge und der Umgang damit kann auf viele Maßnahmen aus dem Wissensmanagement bzw. der Wissensarbeit abstrahiert werden.
Eine solche Denkweise sollte unbedingt differenziert werden, denn tatsächlich bietet die vermeintlich ziellose Nutzung des Wikis eine Reihe an Vorteilen, die oft übersehen werden.
Zum einen wäre da der inspirative Mehrwert, den solche „Wiki-Ausflüge“ bieten. Durch das Stöbern in den verschiedenen Inhalten können die Mitarbeitenden ihre Neugier wecken, etwas Neues lernen und ihren Horizont erweitern. Dies kann neue Perspektiven und frische Ideen in die tägliche Arbeit bringen, die wiederum zu einer verbesserten Problemlösung und zu innovativen Ansätzen führen können.
Des Weiteren kann die Nutzung des Wikis den Austausch und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Fachbereichen unterstützen. In vielen Organisationen ist die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen suboptimal. Durch den Zugang zu den verschiedenen Inhalten des Wikis kann die Plattform dazu beitragen, die Silos aufzubrechen und ein Gefühl der Gemeinschaft zu fördern.
Schließlich sollte die Plattform als eine Lernmöglichkeit gesehen werden, welches die Entwicklung der Mitarbeitenden fördert. Durch das Stöbern erwerben die Mitarbeiter*innen sehr wahrscheinlich neues Wissen, welches sie in ihrer täglichen Arbeit einsetzen können.
Somit – weit entfernt davon, Zeitverschwendung zu sein – kann das Erkunden des Wikis als eine wertvolle Investition in die Weiterbildung von Mitarbeitenden und die Verbesserung der Organisationskultur betrachtet werden.
Qualitätsverlust
Häufiger gibt es die Befürchtung, dass die Qualität der Inhalte sinken könnte, wenn viele Menschen an der Erstellung dieser beteiligt sind. Bei näherer Betrachtung fußen diese Ängste oftmals auf dem Vergleich mit Vorgehensweisen, bei denen ausschließlich Fachpersonal die Inhalte bearbeitet, was vermeintlich zu einer höheren Qualität führt.
Jedoch werden hierbei in der Regel die Vorteile übersehen, die eine breite Beteiligung mit sich bringen kann. Entgegen der intuitiven Vermutung führt die dadurch entstehende Meinungs- und Perspektivenvielfalt tatsächlich eher zu der Entstehung qualitativ hochwertigerer und glaubwürdigerer Beiträge (Henriksson et al., 2008).
Des Weiteren kann die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden an der Erstellung und Überprüfung der Seiten zu einer höheren Eigenverantwortung und damit zu einer höheren Qualität führen. Wenn die Mitarbeitenden wissen, dass ihre Einträge von Kolleg*innen gesehen werden, kann dies motivieren, genauer und sorgfältiger bei der Erstellung zu sein.
Ebenso ermöglicht die Wiki-Philosophie (alle dürfen alles lesen und bearbeiten) eine fortlaufende Überprüfung und Verbesserung der Beiträge. Fehler oder Ungenauigkeiten können schnell erkannt, korrigiert und somit auf dem neuesten Stand gehalten werden.
Vandalismus
Die Sorge vor Vandalismus, also vorsätzlichen Beschädigungen oder unsachgemäßen Änderungen an den Inhalten des Wikis, basiert häufig auf Erfahrungen mit öffentlichen Plattformen wie der Wikipedia, wo solche Vorfälle durchaus nicht selten sind.
Im beruflichen oder organisationalem Kontext ist diese Gefahr jedoch um ein Vielfaches geringer. Die Mitarbeitenden sind in der Regel nicht daran interessiert, der Organisation, für welche Sie arbeiten, zu schaden.
Die Versionshistorie, welche typisch für Wiki-Systeme ist, trägt ebenfalls zur Minimierung dieses Risikos bei. Sie ermöglichen eine genaue Nachverfolgung von Änderungen, sodass leicht erkennbar ist, wer welche Änderung vorgenommen hat. Es ist jedoch sehr wichtig zu beachten, dass diese Funktion niemals als Drohwerkzeug eingesetzt werden sollte, da dies eine (offensichtlich) ohnehin bereits auf Misstrauen basierende Organisationskultur weiter vertiefen würde.
Angemessene Einschränkungen von Wiki-Inhalten
Im organisationalen Kontext gibt es selbstverständlich Szenarien, in denen es angemessen sein kann, Inhalte einzuschränken.
Obwohl restriktionsarme Wikis einen hohen Mehrwert für die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch in Organisationen bieten, gibt es durchaus Situationen, in denen es notwendig sein kann, den Zugriff auf bestimmte Inhalte zu beschränken. Beispiele hierfür können sein:
tatsächlich sensible Informationen (oft wird dies als Scheinargument genutzt)
rechtliche Anforderungen
Dokumentationen interner Kontrollen (z.B. Audits)
Wichtig ist, dass solche Einschränkungen sinnvoll und transparent eingesetzt werden und nicht dazu dienen, die Zusammenarbeit und den offenen Austausch einzuschränken. Zudem sollte immer geprüft werden, ob eine Restriktion wirklich notwendig ist und ob es möglicherweise andere Wege gibt, die zugrunde liegenden Bedenken zu adressieren.
Fazit
Enterprise Wikis mit möglichst wenig Restriktionen können die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer in Organisationen effektiv fördern. Ängste oder Befürchtungen können durch gezielte Ansätze aus dem Change Management, wie beispielsweise dem frühzeitigen Einbeziehen der Beteiligten, sowie einer Kultur der Zusammenarbeit und des Vertrauens erfolgreich angegangen werden.
Die Art und Weise, wie mit einem Enterprise-Wiki-System umgegangen wird, ist zum Großteil ein Spiegel der Organisations- und Wissenskultur. Deshalb ist es notwendig, an genau dieser Stelle anzusetzen.
Das ideale Wiki sollte sich auf eine offene, gleichwertige und lernende Organisationskultur stützen und frei von auf Misstrauen basierenden Restriktionen sein.
Quellenverzeichnis
Leuf, B. & Cunningham, W. (2001). The Wiki Way: Collaboration and Sharing on the Internet: Quick Collaboration on the Web. Addison Wesley.
Henriksson, J., Mikkonen, T. & Vadén, T. (2008). Experiences of Wiki use in Finnish companies. Proceedings of the 12th international conference on Entertainment and media in the ubiquitous era – MindTrek ’08. https://doi.org/10.1145/1457199.1457232 | researchgate.net
Eine gekürzte Fassung dieses Beitrags wurde am 29.11.2022 im GfWM-Newsletter 4/2022 veröffentlicht.
