Homeoffice ist mittlerweile zum Quasi-Standard eines modernen Arbeitsumfeldes geworden. Neben den vielen Vorteilen des mobilen Arbeitens kommt ein wesentlicher Aspekt aus dem Wissensmanagement hierbei jedoch oft zu kurz: der informelle Austausch. Doch das muss nicht sein!
Informeller Austausch ist die nicht strukturierte, oft spontane Weitergabe von Wissen zwischen zwei oder mehreren Personen.
Im Kontext von auf Distanz arbeitenden Teams stellt der informelle Austausch eine besondere Herausforderung dar. Die räumliche Trennung kann die Kommunikation und damit auch den effektiven Austausch erschweren.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht in der Nutzung von speziellen IT-Tools. Plattformen für gemeinsames Arbeiten (Chats, Online-Meeting-Tools, etc.) oder explizite Wissensmanagement-Systeme (wie zum Beispiel Wikis) können dabei helfen, Informationen in einem Team zu organisieren und zugänglich zu machen.
Doch Tools alleine sind nicht die Lösung. Eine offene und kommunikative Kultur im Team ist essenziell. Es muss ein Klima des Vertrauens und der Zusammenarbeit geschaffen werden, in dem die Teammitglieder ermutigt werden, ihr Wissen überhaupt zu teilen und trotz Hürden voneinander zu lernen.
Auch regelmäßige (virtuelle) Meetings und Workshops können dazu beitragen, dass Wissen geteilt und Diskussionen angeregt werden. So wird nicht nur der Austausch innerhalb des Teams gefördert, sondern auch der Teamgeist gestärkt.
Die folgende Methode finde ich besonders charmant, da sie dem in Präsenz häufig stattfindenden Auf-dem-Flur-Treffen recht nahekommt:
Das Team Café
Die Umsetzung ist (zumindest technisch gesehen) recht simpel. Mithilfe eines Online-Meeting-Tools wird ein täglicher Regeltermin eingestellt, zu welchem alle Teammitglieder eingeladen sind. Die Länge des Termins ist hierbei variabel und die Teilnahme freiwillig. Dieser Raum (das “Meeting”) sollte nun als Flur oder Kaffeeküche verstanden werden.
Wenn ich in meinem Alltag gerade Zeit habe, schnappe ich mir eine Tasse Kaffee (oder ein Wasser) und schaue kurz vorbei, um mich mit anderen Kolleg*innen auszutauschen. Wenn ich nur 10 Minuten Zeit habe oder mich die Themen nicht besonders interessieren, “gehe ich einfach weiter” (bzw. verlasse den Raum wieder).
Die Methode hat das Wort “Café” in sich, da es eine lockere und offenen Atmosphäre sein soll. Heißt: keine Agenda, keine Pflicht und auch persönliche Themen sind willkommen (wie es auf dem Flur eben auch der Fall wäre).
Aber weshalb ist diese Form des Austausches so wichtig? Informelle Gespräche sind ideal für schnelle Problemlösungen, da Mitarbeitende in einer ungezwungenen Umgebung unmittelbar Feedback und Ideen austauschen können. Vor allem aber verhindert sie die Bildung von Wissens-Silos innerhalb des Teams, was durch die Arbeit von Zuhause aus, schnell vorkommen kann.
