Ein wissensförderliches IT-Tool zu implementieren ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die sorgfältige Planung und einen partizipativen Ansatz erfordert. Es ist mir wichtig, zu betonen, dass eine Wissensmanagement-Software nicht isoliert betrachtet werden sollte und nicht alleine dafür sorgen wird, dass das Wissensmanagement auf “die nächste Stufe” gehoben wird. Solche Lösungen können hilfreiche Werkzeuge sein, aber sie sind immer nur so gut wie die Organisationskultur, in der sie eingesetzt werden.
Auch ist es besonders wichtig, alle von der Veränderung betroffenen Personen abzuholen und einzubeziehen. Die Prinzipien des Change Managements – Partizipation, Transparenz und Kommunikation – spielen hierbei eine entscheidende Rolle.
Bedürfnisse und Ziele klar definieren
Der erste Schritt besteht darin, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele der Organisation zu identifizieren. Dies sollte in einem partizipativen Prozess erfolgen (!), in welchen die Nutzenden aktiv einbezogen werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass das zu implementierende IT-System den Anforderungen und Erwartungen der zukünftigen Nutzer*innen entspricht.
Die von mir bevorzugte und besonders partizipative Vorgehensweise ist eine “einfache” Umfrage. Worauf bei einer solchen Umfrage geachtet werden sollte und wie vorgegangen werden kann, beschreibe ich – wenn auch in einem anderen Szenario beschrieben – in diesem Artikel.
In diesem Schritt ist es besonders sinnvoll, das bestehende Berechtigungskonzept zu reflektieren. Oftmals sind Organisationen nicht gewohnt, einen so offenen Ansatz (mit wenigen Lese-/Schreibbeschränkungen) zu verfolgen, wie ihn eine Wissensplattform benötigt. Dies führt früher oder später zu Problemen und kann die gesamte Einführung nachhaltig gefährden.
In diesem Artikel habe ich mich bereits ausgiebig mit dieser Thematik beschäftigt: Known Worries in der Debatte um Restriktionen in Enterprise Wikis.
Auswahl des IT-Tools
Die Auswahl der richtigen Wissensmanagement-Software, welche den Bedürfnissen der Organisation entspricht und gleichzeitig ausreichend intuitiv in der Anwendung ist, stellt den nächsten Schritt dar. Hierbei ist Transparenz von entscheidender Bedeutung. Die Nutzenden sollten den Auswahlprozess nachvollziehen können und verstehen, wie das ausgewählte IT-System ihre Arbeit unterstützen wird.
Welche Art von Anwendung es wird, hängt von den Bedürfnissen und dem Ziel ab. Ob es ein Wiki, ein ECMS eine Lernplattform (LMS), oder ein anderes IT-Tool wird, ist demnach höchst individuell.
Begleitung und Schulung der Nutzer*innen
Die Implementierung des IT-Tools ist nur der Anfang. Im Weiteren kann eine transparente, begleitende Kommunikation (in Meetings, über Blog-Beiträge oder auf anderem Wege) erheblich zu dem Erfolg der Einführung beitragen. Auch ist die Schulung der Nutzenden entscheidend, um diese zu befähigen, das IT-System zu nutzen. Zusätzlich zur Schulung ist auch ein dedizierter Support wichtig, an den sich die Mitarbeitenden bei Fragen oder Problemen wenden können.
Für die Anfangszeit nach der Einführung des IT-Systems, empfehle ich wöchentliche “Change-Dialoge” anzubieten (in Präsenz, online oder hybrid), zu welchen interessierte Mitarbeitende Fragen und Anregungen mitbringen können.
Kontinuierliche Verbesserung
Eine Wissensmanagement-Software ist kein einmal geplantes und dann “in Stein gemeißeltes” Werkzeug. Durch das regelmäßige Einholen von Feedback und entsprechende Anpassungen kann das System auch in Zukunft relevant und nützlich bleiben. Nichts frustriert Nutzer*innen mehr, als dass diese immer wieder vor denselben Hindernissen und Problemen stehen.
Fazit
Insgesamt ist die erfolgreiche Implementierung eines WiMa-IT-Systems nicht nur ein einmaliges Projekt, sondern anschließend ein fortlaufender Prozess, welcher die aktive Beteiligung aller Betroffenen erfordert.
Mit einer guten Bedarfsanalyse und klaren Zielen plus einem Fokus auf Partizipation, Transparenz und Kommunikation, steht dem nachhaltigen Erfolg des Wissensmanagement-Werkzeuges nichts mehr im Weg!
Foto von Jason Goodman auf Unsplash
