Wiki-Systeme wie MediaWiki, Confluence, DokuWikiund viele mehr können förderliche Werkzeuge für den kollaborativen Wissensaustausch in Organisationen sein. Mit der Zeit wächst die Anzahl der Seiten, und die internen Verlinkungen gestalten sich immer einfacher, bis das Wiki schließlich zur zentralen Informationsquelle innerhalb der Organisation wird.
Doch mit der steigenden Seitenanzahl wächst auch der Pflegeaufwand. Neu angelegte Seiten wollen auf bereits existierende verlinkt, Kategorien überarbeitet und Inhalte zusammengefasst werden. Da diese Aufgaben in der Regel weniger ansprechend sind als das Erstellen oder Bearbeiten von Seiten, neigen sie dazu, aufgeschoben und vernachlässigt zu werden.
Dies führt in der Konsequenz dazu, dass Seiten verwaisen, an Aktualität verlieren und Redundanzen entstehen. Mitarbeitende verlieren die Lust Inhalte zu teilen und das Wiki wird zu einem weiteren Tool, das aufgrund unzureichender Pflege auf dem Friedhof der ausprobierten IT-Tools in Vergessenheit gerät.
Um dem entgegenzuwirken, sollten sich motivierte und begeisterte Wiki-Nutzer*innen von vorneherein zusammentun und ein Wiki-Gardening-Team bilden.
Was ist Wiki-Gardening?
Wiki-Gardening ist ein Sammelbegriff und umfasst alle Tätigkeiten in einem Wiki, die über das bloße Erstellen und Bearbeiten von Seiten hinausgehen.
Diese Aktivitäten werden im Idealfall von einer Community aus Freiwilligen durchgeführt, die sich der Pflege und Verbesserung des Wikis verschrieben haben. In diesem Zusammenhang wird die Metapher des „Gardenings“, also der Gartenpflege verwendet, weil diese Tätigkeit eine passende Analogie bietet. Gartenarbeit beinhaltet das Jäten von Unkraut und die Pflege der Pflanzen, um sowohl die Ästhetik als auch die Ergiebigkeit des Gartens zu steigern.
Das Hauptziel der Wiki-Gärtner*innen besteht darin, es dem Rest der Wiki-Community zu ermöglichen, sich voll und ganz auf die Erstellung wertvoller Inhalte zu konzentrieren.
Gruppenbildung und Organisatorisches
Aber wer sollte in einem solchen Team sein? Die Antwort ist simpel: alle, die Lust haben, mitzuwirken. Dies gilt, solange sich nicht übermäßig viele Personen melden, was in der Praxis meist die kleinste Sorge ist.
Um die Tätigkeiten des Wiki-Gardenings angehen zu können, braucht es Mitarbeitende, die Spaß daran haben, das Wiki zu pflegen und zu verbessern. Aus diesem Grund ist die Freiwilligkeit auch so wichtig. Wird einfach durch Führungskräfte ein Personenkreis für diese Rolle bestimmt, lässt sich nur schwer eines der einleitend beschriebenen Probleme lösen.
Im Idealfall kristallisieren sich schon während der Pilotierung des Wikis Personen heraus, die ein besonderes Interesse an dessen Pflege zeigen. Diese Mitarbeitenden können direkt angesprochen werden, um ihr Interesse an einer Beteiligung am Wiki-Gardening zu klären.
Zusätzlich kann die Idee des Wiki-Gardenings innerhalb der Organisation kommuniziert und zur Partizipation eingeladen werden.
Sobald sich ein Personenkreis gefunden hat, muss dieser Aufgaben identifizieren und eine passende Regelmäßigkeit finden, in welcher sich diesen gewidmet wird.
Aufgaben im Wiki-Gardening
Die Aufgaben des Wiki-Gardenings sind ebenso unterschiedlich und individuell, wie Organisationen selbst. Da Wiki-Gardening-Teams häufig aus Power-User*innen bestehen, wissen diese selbst am besten, welche Tätigkeiten im Wiki-Alltag auf der Strecke bleiben. Genau solche Aufgaben müssen von der Gruppe regelmäßig durchgeführt werden, um das Wiki aktuell und relevant zu halten.
Hier ein paar typische Aufgaben für den Wiki-Garten (nicht alle Tätigkeiten sind in allen Wiki-Lösungen notwendig):
Zusammenführen von Seiten: Ähnliche oder doppelte Inhalte in eine einzige Seite verschmelzen, um Redundanz zu vermeiden.
Löschen von Seiten: Veraltete, irrelevant gewordene oder unangemessene Seiten entfernen.
Anlegen von Weiterleitungen: Nutzer*innen automatisch von einer Seite auf eine andere weiterleiten, insbesondere nach dem Verschieben oder Umbenennen von Seiten.
Hinzufügen von internen Verlinkungen: Navigation und Vernetzung innerhalb des Wikis durch Verknüpfung von Seiten verbessern.
Einsetzen von Redlinks: Links auf noch nicht existierende Seiten platzieren, um die Erstellung fehlender Inhalte anzuregen.
Zusammenführen von Kategorien: Ähnliche Kategorien verschmelzen, um Überschneidungen zu minimieren und die Navigation zu vereinfachen.
Ergänzen von Kategorien: Neue Kategorien hinzufügen, um Organisation und Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern.
Löschen von Kategorien: Überflüssige oder nicht mehr relevante Kategorien entfernen.
Verbesserung der Lesbarkeit und Strukturierung von Seiten
Optimierung der Startseite und Navigation
Für die Bewältigung der hier beschriebenen Aufgaben ist es enorm hilfreich, geeignete “Garten-Werkzeuge” zur Verfügung zu haben. Diese erleichtern beispielsweise das Ausfindigmachen neuer Seiten, verwaister Seiten (die nicht auf andere verlinken oder selbst keine Verlinkungen aufweisen) oder Redlinks.
Während einige Wiki-Lösungen diese Funktionen bereits mitliefern, erfordern andere die Installation spezieller Erweiterungen, und wiederum andere weisen sie nur bedingt bis gar nicht auf.
MediaWiki und BlueSpice verwenden zum Beispiel sogenannte Spezialseiten, welche die oben genannten Seiten oder Verlinkungen in Listenform darstellen.
XWiki und DokuWiki bieten zwar nicht so umfangreiche, aber definitiv ausreichend unterstützende Funktionen (zum Teil als Erweiterung, wie zum Beispiel verwaiste Seiten bei DokuWiki).
Confluence bietet standardmäßig auch einige Gardening-Tools, fördert die Verwendung von Redlinks jedoch leider nicht. Neu angelegte Seiten und die letzten Änderungen lassen sich über sogenannte Makros (in Seiten integrierbare Funktionen) anzeigen. Auf eine Auflistung verwaister Seiten können lediglich Bereichsadministrator*innen zugreifen.
Fazit
Die Etablierung eines Wiki-Gardening-Teams ist nicht nur eine strategische Entscheidung, sondern eine notwendige Maßnahme, um die Langlebigkeit und Nützlichkeit eines Wikis zu gewährleisten. Durch die kontinuierliche Pflege verhindern die Wiki-Gärtner*innen, dass das System zu einem unübersichtlichen Dschungel aus redundanten und veralteten Seiten wird. Dies ermöglicht allen anderen Wiki-Mitgliedern, sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können: die Erstellung wertvoller Inhalte.
Wissen ist eine Ressource, die in keiner Organisation verloren gehen darf. Dennoch stehen viele vor der Herausforderung, das Wissen der meist älteren, ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu bewahren (gerade in Zeiten des demografischen Wandels). Gleichzeitig müssen die “frischen” Ideen und Perspektiven der jüngeren Generation integrieren werden. Diese Balance ist nicht nur für den Unternehmenserfolg, sondern auch für die Arbeitszufriedenheit entscheidend. Das klingt nach einer Aufgabe für das organisationale Wissensmanagement!
→ Es gilt, eine Organisationskultur zu schaffen, die es ermöglicht, generationsübergreifend Wissenstransfer zu ermöglichen und zu fördert.
Aber wie kann das funktionieren?
Mentoring-Programme
Eine effektive Methode aus dem Wissensmanagement ist das Einrichten von Mentoring-Programmen. Erfahrene bzw. ältere Mitarbeitende werden dabei mit jüngeren Kolleg*innen zusammengebracht, um Wissen zu teilen. In diesem Modell sollten sich beide Parteien als Mentor*in und als Mentee verstehen. Dieser wechselseitige Ansatz fördert einen Umgang auf Augenhöhe und ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung auf beiden Seiten. Während die Älteren ihre langjährigen Erfahrungen und bewährten Methoden weitergeben können, bringen die Jüngeren frische Perspektiven, technologisches Know-how und Innovationskraft ein.
Durch diesen Austausch wird nicht nur das Fachwissen beider Parteien erweitert, sondern auch die sozialen Kompetenzen und das Verständnis für die jeweils andere Generation gestärkt. Regelmäßige Treffen und Feedbackrunden sind hierbei entscheidet, um den Erfolg des Mentoring-Programms zu greifen und kontinuierlich anzupassen.
Mögliche Herausforderung: In einer solchen Konstellation, kann es gelegentlich zu Reibungen kommen, wenn die Ansichten und Arbeitsstile der beiden Parteien zu unterschiedlich sind. Ein Matching-Programm (systematischer Zuordnungsprozess, der durch Fragebögen oder Interviews optimale Paar-Bildungen ermöglicht), welches nicht nur Fachwissen, sondern auch persönliche Interessen und Arbeitsstile berücksichtigt, kann helfen, solche Konflikte zu minimieren.
Wissensmanagement-Software
Ein sorgfältig ausgewähltes und gestaltetes Wissensmanagement-IT-Tool kann als Brücke zwischen den Generationen dienen. Die Schlüsselstrategie liegt in der Einbeziehung aller Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Altersgruppe, in die Auswahl und Gestaltung des IT-Systems. Bei der Implementierung sollten Workshops und Schulungen angeboten werden, die speziell auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der älteren Generation zugeschnitten sind. So wird die Technologiebarriere minimiert.
Die Ermöglichung von Feedback ist ein weiterer entscheidender Faktor. Eine Software, die alle Mitarbeitenden ermutigt, Inhalte zu bewerten und Vorschläge für Ergänzungen oder Änderungen einzubringen, wird von allen Generationen als nützlich empfunden. So wird das System zu einer dynamischen, ständig wachsenden Plattform, die eine echte generationsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.
Mögliche Herausforderung: Die Technologie hinter der Wissensplattform könnte für ältere Mitarbeiter*innen eine Herausforderung darstellen. Schulungen und leicht verständliche Anleitungen können die Bedienbarkeit für alle Altersgruppen verbessern.
Gemeinsame Workshops
Ein grundlegendes Element für ein erfolgreiches generationsübergreifendes Wissensmanagement ist Verständnis und die gemeinsame Erfahrung. Durch gemeinsam durchgeführte Workshops können alle Mitarbeitenden nicht nur ihr Wissen teilen, sondern auch die Beweggründe, Interessen und Herausforderungen der anderen Generation besser verstehen. Diese Interaktion ermöglicht ein tieferes Verständnis für die Stärken und Bedürfnisse jeder Altersgruppe und fördert so die gegenseitige Wertschätzung. Das Endergebnis ist ein nachhaltiger Wissensaustausch, der den Bedürfnissen und Fähigkeiten aller Generationen gerecht wird.
Fazit
Die Auseinandersetzung mit den verschiedenen Anforderungen an das Wissensmanagement über Generationen hinweg ist eine komplexe, aber lohnenswerte Aufgabe. Durch die Implementierung von Mentoring-Programmen, der Einrichtung einer durchdachten WiMa-Software und der Durchführung gemeinsamer Workshops können Unternehmen eine Kultur schaffen, die das Beste aus allen Altersgruppen hervorbringt. So kann ein nachhaltiger, effektiver Wissensaustausch erreicht werden, der dem gesamten Unternehmen zugutekommt.
Dokumente überall: Auf dem Desktop, in Ordnern, in E-Mails und sehr wahrscheinlich nicht einmal in der aktuellen Version. Sie sind schnell erstellt, aber oft schwer wiederzufinden, unhandlich zu teilen oder schlicht veraltet. Dieses Chaos kann frustrieren und eine Menge Zeit kosten. Ein Enterprise Wiki hingegen bietet Struktur, Aktualität und eine niedrigschwellige Möglichkeit, Informationen zu teilen.
Dieser Leitfaden soll bei der Entscheidung unterstützen, ob eine Information in Form eines klassischen (digitalen) Dokuments oder im Organisations- bzw. Firmen-Wiki geteilt werden sollte.
Verallgemeinert lässt sich empfehlen, so viele Informationen wie möglich im Wiki zu speichern, um die Zusammenarbeit, Aktualität und Zugänglichkeit zu verbessern. Dokumente sollten nur in (den folgenden) spezifischen Fällen verwendet werden, und zwar dann, wenn die Art des Inhalts oder andere Parameter dies wirklich erfordern.
Begriffsklärung
Dokument: Ein (elektronisches/digitales) Dokument ist eine Aufzeichnung von Informationen, die in verschiedenen Formaten wie DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (PowerPoint), PDF usw. gespeichert wird.
Wiki: Ist ein niedrigschwelliges, beschränkungsarmes und webbasiertes Werkzeug (IT-Tool) für den kollaborativen Wissens- bzw. Informationsaustausch, wie Confluence, BlueSpice, MediaWiki, DokuWiki, XWiki und viele weitere.
Was verwende ich wann?
Die folgenden Umstände erfordern meist die Verwendung eines Dokuments.
Komplexe Formatierung und Gestaltung: Wenn der Inhalt spezielle (nicht anders abbildbare) Formatierungen, Funktionen in Tabellen, umfangreiche Diagramme oder andere komplexe Layouts erfordert, ist ein Dokument besser geeignet, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Offline-Zugriff: Wenn die Informations-Adressat*innen häufig in Situationen ohne Internetzugang arbeiten, ist die Verwendung eines Dokuments zu empfehlen, da der Zugriff auf Wiki-Inhalte offline nicht möglich ist.
Externes Teilen: Wenn die Information mit Externen (wie Kund*innen oder Lieferant*innen) zu teilen ist. Da ein firmeninternes Wiki oft nicht für externe Parteien freigeschaltet ist und gewisse Design-Standards (Corporate Design) einzuhalten sind, sollte in einem solchen Fall auf ein Dokument zurückgegriffen werden.
Juristische oder rechtliche Anforderungen: Für rechtlich bindende Dokumente wie Vereinbarungen oder Verträge ist ein Dokument erforderlich, um die Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen.
→ Alles andere (wofür es keine dedizierte Wissensmanagement-Software gibt) sollte im Wiki dokumentiert werden.
Weitere Vorteile eines Wikis
Zentralisierung von Informationen: Während Dokumente oft auf verschiedenen Laufwerken, Ordnern oder in E-Mails verteilt sind, bietet ein Wiki eine zentrale Anlaufstelle für Informationen. Dieser Ansatz erleichtert die Suche nach den richtigen Inhalten, ebenso wie diese aktuell zu halten.
Kollaborative Bearbeitung: Bei der Bearbeitung digitaler Dokumente können Bearbeitungskonflikte auftreten, wenn mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen (sollte dies überhaupt möglich sein). In einem Wiki können dagegen viele Personen simultan an Inhalten arbeiten.
Versionshistorie: Während bei Dokumenten oft mehrere Versionen manuell erstellt und gespeichert werden müssen, protokolliert ein Wiki automatisch alle Änderungen.
Einfache Verlinkung: In Dokumenten sind Verlinkungen oft nur begrenzt (wenn überhaupt) nutzbar. Wikis bieten dagegen die Möglichkeit, Inhalte leicht miteinander zu verknüpfen, was das Lernen und Navigieren erleichtert.
Integration: Dokumente sind in der Regel isolierte Dateien. Wiki-Inhalte hingegen können leichter in andere Systeme integriert werden, wodurch der Informationsaustausch verbessert wird.
Homeoffice ist mittlerweile zum Quasi-Standard eines modernen Arbeitsumfeldes geworden. Neben den vielen Vorteilen des mobilen Arbeitens kommt ein wesentlicher Aspekt aus dem Wissensmanagement hierbei jedoch oft zu kurz: der informelle Austausch. Doch das muss nicht sein!
Informeller Austausch ist die nicht strukturierte, oft spontane Weitergabe von Wissen zwischen zwei oder mehreren Personen.
Im Kontext von auf Distanz arbeitenden Teams stellt der informelle Austausch eine besondere Herausforderung dar. Die räumliche Trennung kann die Kommunikation und damit auch den effektiven Austausch erschweren.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, besteht in der Nutzung von speziellen IT-Tools. Plattformen für gemeinsames Arbeiten (Chats, Online-Meeting-Tools, etc.) oder explizite Wissensmanagement-Systeme (wie zum Beispiel Wikis) können dabei helfen, Informationen in einem Team zu organisieren und zugänglich zu machen.
Doch Tools alleine sind nicht die Lösung. Eine offene und kommunikative Kultur im Team ist essenziell. Es muss ein Klima des Vertrauens und der Zusammenarbeit geschaffen werden, in dem die Teammitglieder ermutigt werden, ihr Wissen überhaupt zu teilen und trotz Hürden voneinander zu lernen.
Auch regelmäßige (virtuelle) Meetings und Workshops können dazu beitragen, dass Wissen geteilt und Diskussionen angeregt werden. So wird nicht nur der Austausch innerhalb des Teams gefördert, sondern auch der Teamgeist gestärkt.
Die folgende Methode finde ich besonders charmant, da sie dem in Präsenz häufig stattfindenden Auf-dem-Flur-Treffen recht nahekommt:
Das Team Café
Die Umsetzung ist (zumindest technisch gesehen) recht simpel. Mithilfe eines Online-Meeting-Tools wird ein täglicher Regeltermin eingestellt, zu welchem alle Teammitglieder eingeladen sind. Die Länge des Termins ist hierbei variabel und die Teilnahme freiwillig. Dieser Raum (das “Meeting”) sollte nun als Flur oder Kaffeeküche verstanden werden.
Wenn ich in meinem Alltag gerade Zeit habe, schnappe ich mir eine Tasse Kaffee (oder ein Wasser) und schaue kurz vorbei, um mich mit anderen Kolleg*innen auszutauschen. Wenn ich nur 10 Minuten Zeit habe oder mich die Themen nicht besonders interessieren, “gehe ich einfach weiter” (bzw. verlasse den Raum wieder).
Die Methode hat das Wort “Café” in sich, da es eine lockere und offenen Atmosphäre sein soll. Heißt: keine Agenda, keine Pflicht und auch persönliche Themen sind willkommen (wie es auf dem Flur eben auch der Fall wäre).
Aber weshalb ist diese Form des Austausches so wichtig? Informelle Gespräche sind ideal für schnelle Problemlösungen, da Mitarbeitende in einer ungezwungenen Umgebung unmittelbar Feedback und Ideen austauschen können. Vor allem aber verhindert sie die Bildung von Wissens-Silos innerhalb des Teams, was durch die Arbeit von Zuhause aus, schnell vorkommen kann.
Communities gibt es überall – ob im Freundeskreis, in der Nachbarschaft oder im Verein. Nur am Arbeitsplatz wird dieses Konzept oft vernachlässigt, weil wir meist in starren Linienstrukturen arbeiten. Doch genau hier können Communities entscheidende Vorteile bieten und echten Austausch ermöglichen. Eine Community of Practice (CoP) ist genau so ein Raum, in dem Mitarbeitende voneinander lernen, Probleme gemeinsam lösen, neue Ideen entwickeln und umsetzen können.
Was ist eine Community of Practice?
Eine Community of Practice ist eine informelle Gemeinschaft, in der Menschen mit ähnlichen Interessen zusammenkommen, um voneinander zu lernen, Ideen auszutauschen und Best Practices zu entwickeln. CoPs sind freiwillige, selbstorganisierte Gruppen ohne formale Hierarchie. Ihre Mitglieder bringen idealerweise unterschiedliche Wissensgrade mit, was eine große Vielfalt an Perspektiven und einen spannenden Austausch ermöglicht. Außerdem tragen Communities wesentlich zur Verbesserung der Wissenstransparenz und zur Förderung von Innovationen bei, indem sie einen sicheren Raum schaffen, in dem neue Ideen und Ansätze diskutiert und weiterentwickelt werden können.
Beispiel: Projektmanagement-CoP
Ein praktisches Beispiel für eine CoP wäre eine Gruppe zum Thema Projektmanagement. Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen könnten sich regelmäßig in einer ungezwungenen Runde treffen, um bewährte Ansätze zu teilen, sich gegenseitig zu unterstützen und neue Lösungen für ihre Projekte zu finden. Solche Treffen bieten die Möglichkeit, neue Methoden und Tools auszuprobieren, die später im gesamten Unternehmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe eingesetzt werden können.
Förderliche Rahmenbedingungen
Damit eine CoP im organisatorischen Kontext langfristig bestehen bleibt und sich weiterentwickeln kann, ist es besonders wichtig, dass sie von der Führungsebene unterstützt wird. Die Bereitstellung von Ressourcen und die Anerkennung der Community-Arbeit sind wesentliche Faktoren für den nachhaltigen Erfolg einer CoP. Weitere Faktoren, die den Erfolg einer CoP fördern können, sind:
Geeignete Infrastruktur: Eine passende Plattform für den Austausch, wie IT-Tools oder physische Räume, erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Community.
Moderation: Eine gute Moderation unterstützt die Strukturierung der Treffen und stellt sicher, dass alle Mitglieder ihre Perspektiven einbringen können. Diese Moderation sollte nur eine leichte Unterstützung bieten und idealerweise aus der Community selbst kommen.
Sichtbarkeit und Kommunikation: Die Aktivitäten der CoP sollten innerhalb der Organisation sichtbar gemacht werden, um den Nutzen der Community zu verdeutlichen und weitere Interessierte zu motivieren, sich zu beteiligen.