Leitfaden: Wiki oder Dokument – Wo gehört’s hin?

Dokumente überall: Auf dem Desktop, in Ordnern, in E-Mails und sehr wahrscheinlich nicht einmal in der aktuellen Version. Sie sind schnell erstellt, aber oft schwer wiederzufinden, unhandlich zu teilen oder schlicht veraltet. Dieses Chaos kann frustrieren und eine Menge Zeit kosten. Ein Enterprise Wiki hingegen bietet Struktur, Aktualität und eine niedrigschwellige Möglichkeit, Informationen zu teilen.

Dieser Leitfaden soll bei der Entscheidung unterstützen, ob eine Information in Form eines klassischen (digitalen) Dokuments oder im Organisations- bzw. Firmen-Wiki geteilt werden sollte.

Verallgemeinert lässt sich empfehlen, so viele Informationen wie möglich im Wiki zu speichern, um die Zusammenarbeit, Aktualität und Zugänglichkeit zu verbessern. Dokumente sollten nur in (den folgenden) spezifischen Fällen verwendet werden, und zwar dann, wenn die Art des Inhalts oder andere Parameter dies wirklich erfordern.

Begriffsklärung

Dokument: Ein (elektronisches/digitales) Dokument ist eine Aufzeichnung von Informationen, die in verschiedenen Formaten wie DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (PowerPoint), PDF usw. gespeichert wird.

Wiki: Ist ein niedrigschwelliges, beschränkungsarmes und webbasiertes Werkzeug (IT-Tool) für den kollaborativen Wissens- bzw. Informationsaustausch, wie Confluence, BlueSpice, MediaWiki, DokuWiki, XWiki und viele weitere.

Was verwende ich wann?

Die folgenden Umstände erfordern meist die Verwendung eines Dokuments.

Komplexe Formatierung und Gestaltung: Wenn der Inhalt spezielle (nicht anders abbildbare) Formatierungen, Funktionen in Tabellen, umfangreiche Diagramme oder andere komplexe Layouts erfordert, ist ein Dokument besser geeignet, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Offline-Zugriff: Wenn die Informations-Adressat*innen häufig in Situationen ohne Internetzugang arbeiten, ist die Verwendung eines Dokuments zu empfehlen, da der Zugriff auf Wiki-Inhalte offline nicht möglich ist.

Externes Teilen: Wenn die Information mit Externen (wie Kund*innen oder Lieferant*innen) zu teilen ist. Da ein firmeninternes Wiki oft nicht für externe Parteien freigeschaltet ist und gewisse Design-Standards (Corporate Design) einzuhalten sind, sollte in einem solchen Fall auf ein Dokument zurückgegriffen werden.

Juristische oder rechtliche Anforderungen: Für rechtlich bindende Dokumente wie Vereinbarungen oder Verträge ist ein Dokument erforderlich, um die Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen.

→ Alles andere (wofür es keine dedizierte Wissensmanagement-Software gibt) sollte im Wiki dokumentiert werden.

Weitere Vorteile eines Wikis

Zentralisierung von Informationen: Während Dokumente oft auf verschiedenen Laufwerken, Ordnern oder in E-Mails verteilt sind, bietet ein Wiki eine zentrale Anlaufstelle für Informationen. Dieser Ansatz erleichtert die Suche nach den richtigen Inhalten, ebenso wie diese aktuell zu halten.

Kollaborative Bearbeitung: Bei der Bearbeitung digitaler Dokumente können Bearbeitungskonflikte auftreten, wenn mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen (sollte dies überhaupt möglich sein). In einem Wiki können dagegen viele Personen simultan an Inhalten arbeiten.

Versionshistorie: Während bei Dokumenten oft mehrere Versionen manuell erstellt und gespeichert werden müssen, protokolliert ein Wiki automatisch alle Änderungen.

Einfache Verlinkung: In Dokumenten sind Verlinkungen oft nur begrenzt (wenn überhaupt) nutzbar. Wikis bieten dagegen die Möglichkeit, Inhalte leicht miteinander zu verknüpfen, was das Lernen und Navigieren erleichtert.

Integration: Dokumente sind in der Regel isolierte Dateien. Wiki-Inhalte hingegen können leichter in andere Systeme integriert werden, wodurch der Informationsaustausch verbessert wird.


Titelbild mit Canva erstellt.

Community of Practice – gemeinsam lernen und wachsen

Communities gibt es überall – ob im Freundeskreis, in der Nachbarschaft oder im Verein. Nur am Arbeitsplatz wird dieses Konzept oft vernachlässigt, weil wir meist in starren Linienstrukturen arbeiten. Doch genau hier können Communities entscheidende Vorteile bieten und echten Austausch ermöglichen. Eine Community of Practice (CoP) ist genau so ein Raum, in dem Mitarbeitende voneinander lernen, Probleme gemeinsam lösen, neue Ideen entwickeln und umsetzen können.

Was ist eine Community of Practice?

Eine Community of Practice ist eine informelle Gemeinschaft, in der Menschen mit ähnlichen Interessen zusammenkommen, um voneinander zu lernen, Ideen auszutauschen und Best Practices zu entwickeln. CoPs sind freiwillige, selbstorganisierte Gruppen ohne formale Hierarchie. Ihre Mitglieder bringen idealerweise unterschiedliche Wissensgrade mit, was eine große Vielfalt an Perspektiven und einen spannenden Austausch ermöglicht. Außerdem tragen Communities wesentlich zur Verbesserung der Wissenstransparenz und zur Förderung von Innovationen bei, indem sie einen sicheren Raum schaffen, in dem neue Ideen und Ansätze diskutiert und weiterentwickelt werden können.

Beispiel: Projektmanagement-CoP

Ein praktisches Beispiel für eine CoP wäre eine Gruppe zum Thema Projektmanagement. Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen könnten sich regelmäßig in einer ungezwungenen Runde treffen, um bewährte Ansätze zu teilen, sich gegenseitig zu unterstützen und neue Lösungen für ihre Projekte zu finden. Solche Treffen bieten die Möglichkeit, neue Methoden und Tools auszuprobieren, die später im gesamten Unternehmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe eingesetzt werden können.

Förderliche Rahmenbedingungen

Damit eine CoP im organisatorischen Kontext langfristig bestehen bleibt und sich weiterentwickeln kann, ist es besonders wichtig, dass sie von der Führungsebene unterstützt wird. Die Bereitstellung von Ressourcen und die Anerkennung der Community-Arbeit sind wesentliche Faktoren für den nachhaltigen Erfolg einer CoP. Weitere Faktoren, die den Erfolg einer CoP fördern können, sind:

  • Geeignete Infrastruktur: Eine passende Plattform für den Austausch, wie IT-Tools oder physische Räume, erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Community.
  • Moderation: Eine gute Moderation unterstützt die Strukturierung der Treffen und stellt sicher, dass alle Mitglieder ihre Perspektiven einbringen können. Diese Moderation sollte nur eine leichte Unterstützung bieten und idealerweise aus der Community selbst kommen.
  • Sichtbarkeit und Kommunikation: Die Aktivitäten der CoP sollten innerhalb der Organisation sichtbar gemacht werden, um den Nutzen der Community zu verdeutlichen und weitere Interessierte zu motivieren, sich zu beteiligen.

Titelbild von Canva.