Generations­übergreifendes Wissens­management – Geht das?

Wissen ist eine Ressource, die in keiner Organisation verloren gehen darf. Dennoch stehen viele vor der Herausforderung, das Wissen der meist älteren, ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu bewahren (gerade in Zeiten des demografischen Wandels). Gleichzeitig müssen die “frischen” Ideen und Perspektiven der jüngeren Generation integrieren werden. Diese Balance ist nicht nur für den Unternehmenserfolg, sondern auch für die Arbeitszufriedenheit entscheidend. Das klingt nach einer Aufgabe für das organisationale Wissensmanagement!

→ Es gilt, eine Organisationskultur zu schaffen, die es ermöglicht, generationsübergreifend Wissenstransfer zu ermöglichen und zu fördert.

Aber wie kann das funktionieren?

Mentoring-Programme

Eine effektive Methode aus dem Wissensmanagement ist das Einrichten von Mentoring-Programmen. Erfahrene bzw. ältere Mitarbeitende werden dabei mit jüngeren Kolleg*innen zusammengebracht, um Wissen zu teilen. In diesem Modell sollten sich beide Parteien als Mentor*in und als Mentee verstehen. Dieser wechselseitige Ansatz fördert einen Umgang auf Augenhöhe und ermöglicht eine kontinuierliche Weiterentwicklung auf beiden Seiten. Während die Älteren ihre langjährigen Erfahrungen und bewährten Methoden weitergeben können, bringen die Jüngeren frische Perspektiven, technologisches Know-how und Innovationskraft ein.

Durch diesen Austausch wird nicht nur das Fachwissen beider Parteien erweitert, sondern auch die sozialen Kompetenzen und das Verständnis für die jeweils andere Generation gestärkt. Regelmäßige Treffen und Feedbackrunden sind hierbei entscheidet, um den Erfolg des Mentoring-Programms zu greifen und kontinuierlich anzupassen.

Mögliche Herausforderung: In einer solchen Konstellation, kann es gelegentlich zu Reibungen kommen, wenn die Ansichten und Arbeitsstile der beiden Parteien zu unterschiedlich sind. Ein Matching-Programm (systematischer Zuordnungsprozess, der durch Fragebögen oder Interviews optimale Paar-Bildungen ermöglicht), welches nicht nur Fachwissen, sondern auch persönliche Interessen und Arbeitsstile berücksichtigt, kann helfen, solche Konflikte zu minimieren.

Wissens­management­-Software

Ein sorgfältig ausgewähltes und gestaltetes Wissensmanagement-IT-Tool kann als Brücke zwischen den Generationen dienen. Die Schlüsselstrategie liegt in der Einbeziehung aller Mitarbeitenden, unabhängig von ihrer Altersgruppe, in die Auswahl und Gestaltung des IT-Systems. Bei der Implementierung sollten Workshops und Schulungen angeboten werden, die speziell auf die Bedürfnisse und Kenntnisse der älteren Generation zugeschnitten sind. So wird die Technologiebarriere minimiert.

Die Ermöglichung von Feedback ist ein weiterer entscheidender Faktor. Eine Software, die alle Mitarbeitenden ermutigt, Inhalte zu bewerten und Vorschläge für Ergänzungen oder Änderungen einzubringen, wird von allen Generationen als nützlich empfunden. So wird das System zu einer dynamischen, ständig wachsenden Plattform, die eine echte generationsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht.

Allgemeine Hinweise zur Einführung eines IT-Tools habe ich in diesem Artikel näher beleuchtet: Wissens­management­-Software einführen: Ein Leitfaden

Mögliche Herausforderung: Die Technologie hinter der Wissensplattform könnte für ältere Mitarbeiter*innen eine Herausforderung darstellen. Schulungen und leicht verständliche Anleitungen können die Bedienbarkeit für alle Altersgruppen verbessern.

Gemeinsame Workshops

Ein grundlegendes Element für ein erfolgreiches generationsübergreifendes Wissensmanagement ist Verständnis und die gemeinsame Erfahrung. Durch gemeinsam durchgeführte Workshops können alle Mitarbeitenden nicht nur ihr Wissen teilen, sondern auch die Beweggründe, Interessen und Herausforderungen der anderen Generation besser verstehen. Diese Interaktion ermöglicht ein tieferes Verständnis für die Stärken und Bedürfnisse jeder Altersgruppe und fördert so die gegenseitige Wertschätzung. Das Endergebnis ist ein nachhaltiger Wissensaustausch, der den Bedürfnissen und Fähigkeiten aller Generationen gerecht wird.

Fazit

Die Auseinandersetzung mit den verschiedenen Anforderungen an das Wissensmanagement über Generationen hinweg ist eine komplexe, aber lohnenswerte Aufgabe. Durch die Implementierung von Mentoring-Programmen, der Einrichtung einer durchdachten WiMa-Software und der Durchführung gemeinsamer Workshops können Unternehmen eine Kultur schaffen, die das Beste aus allen Altersgruppen hervorbringt. So kann ein nachhaltiger, effektiver Wissensaustausch erreicht werden, der dem gesamten Unternehmen zugutekommt.


Foto von Amy Hirschi auf Unsplash

Leitfaden: Wiki oder Dokument – Wo gehört’s hin?

Dokumente überall: Auf dem Desktop, in Ordnern, in E-Mails und sehr wahrscheinlich nicht einmal in der aktuellen Version. Sie sind schnell erstellt, aber oft schwer wiederzufinden, unhandlich zu teilen oder schlicht veraltet. Dieses Chaos kann frustrieren und eine Menge Zeit kosten. Ein Enterprise Wiki hingegen bietet Struktur, Aktualität und eine niedrigschwellige Möglichkeit, Informationen zu teilen.

Dieser Leitfaden soll bei der Entscheidung unterstützen, ob eine Information in Form eines klassischen (digitalen) Dokuments oder im Organisations- bzw. Firmen-Wiki geteilt werden sollte.

Verallgemeinert lässt sich empfehlen, so viele Informationen wie möglich im Wiki zu speichern, um die Zusammenarbeit, Aktualität und Zugänglichkeit zu verbessern. Dokumente sollten nur in (den folgenden) spezifischen Fällen verwendet werden, und zwar dann, wenn die Art des Inhalts oder andere Parameter dies wirklich erfordern.

Begriffsklärung

Dokument: Ein (elektronisches/digitales) Dokument ist eine Aufzeichnung von Informationen, die in verschiedenen Formaten wie DOCX (Word), XLSX (Excel), PPTX (PowerPoint), PDF usw. gespeichert wird.

Wiki: Ist ein niedrigschwelliges, beschränkungsarmes und webbasiertes Werkzeug (IT-Tool) für den kollaborativen Wissens- bzw. Informationsaustausch, wie Confluence, BlueSpice, MediaWiki, DokuWiki, XWiki und viele weitere.

Was verwende ich wann?

Die folgenden Umstände erfordern meist die Verwendung eines Dokuments.

Komplexe Formatierung und Gestaltung: Wenn der Inhalt spezielle (nicht anders abbildbare) Formatierungen, Funktionen in Tabellen, umfangreiche Diagramme oder andere komplexe Layouts erfordert, ist ein Dokument besser geeignet, um diese Anforderungen zu erfüllen.

Offline-Zugriff: Wenn die Informations-Adressat*innen häufig in Situationen ohne Internetzugang arbeiten, ist die Verwendung eines Dokuments zu empfehlen, da der Zugriff auf Wiki-Inhalte offline nicht möglich ist.

Externes Teilen: Wenn die Information mit Externen (wie Kund*innen oder Lieferant*innen) zu teilen ist. Da ein firmeninternes Wiki oft nicht für externe Parteien freigeschaltet ist und gewisse Design-Standards (Corporate Design) einzuhalten sind, sollte in einem solchen Fall auf ein Dokument zurückgegriffen werden.

Juristische oder rechtliche Anforderungen: Für rechtlich bindende Dokumente wie Vereinbarungen oder Verträge ist ein Dokument erforderlich, um die Rechtsverbindlichkeit sicherzustellen.

→ Alles andere (wofür es keine dedizierte Wissensmanagement-Software gibt) sollte im Wiki dokumentiert werden.

Weitere Vorteile eines Wikis

Zentralisierung von Informationen: Während Dokumente oft auf verschiedenen Laufwerken, Ordnern oder in E-Mails verteilt sind, bietet ein Wiki eine zentrale Anlaufstelle für Informationen. Dieser Ansatz erleichtert die Suche nach den richtigen Inhalten, ebenso wie diese aktuell zu halten.

Kollaborative Bearbeitung: Bei der Bearbeitung digitaler Dokumente können Bearbeitungskonflikte auftreten, wenn mehrere Personen gleichzeitig darauf zugreifen (sollte dies überhaupt möglich sein). In einem Wiki können dagegen viele Personen simultan an Inhalten arbeiten.

Versionshistorie: Während bei Dokumenten oft mehrere Versionen manuell erstellt und gespeichert werden müssen, protokolliert ein Wiki automatisch alle Änderungen.

Einfache Verlinkung: In Dokumenten sind Verlinkungen oft nur begrenzt (wenn überhaupt) nutzbar. Wikis bieten dagegen die Möglichkeit, Inhalte leicht miteinander zu verknüpfen, was das Lernen und Navigieren erleichtert.

Integration: Dokumente sind in der Regel isolierte Dateien. Wiki-Inhalte hingegen können leichter in andere Systeme integriert werden, wodurch der Informationsaustausch verbessert wird.


Titelbild mit Canva erstellt.