Die Wahl eines geeigneten Enterprise Wikis spielt in vielen Organisationen eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Wissensaustausch. Mit zahlreichen Lösungen auf dem Markt kann die Auswahl jedoch überwältigend sein.
Auch wenn sich Enterprise Wikis auf die Nutzung dieser in Unternehmen beziehen, heißt das nicht, dass die hier angeführten Lösungen nicht auch für andere Organisationsarten, wie Vereine, Stiftungen, Behörden, NGOs, Bildungseinrichtungen und viele weitere geeignet sind.
Da sich die Frage nach dem “richtigen Wiki” jedoch nicht pauschal beantworten lässt, möchte ich hier einen kompakten Überblick über die beliebtesten Systeme und deren Funktionen geben, damit sich Organisationen (bzw. die Personen in der Verantwortung) selbst eine fundierte Meinung bilden können.
Während Atlassian’s Confluence bisher als Quasi-Standard galt, bringt die preisliche Entwicklung und der Fokus auf Cloud-Lösungen1 viele dazu, alternative Optionen in Erwägung zu ziehen. In diesem Artikel möchte ich deshalb die sechs populärsten Wiki-Lösungen, abseits von Confluence vergleichen. Dabei richte ich den Fokus speziell auf den deutschen Markt und schaue mir die Anforderungen an, welche Organisationen häufig an Wiki-Systeme stellen.
Mir ist es wichtig zu betonen, dass dies ein unabhängiger Vergleich ist. Dieser Artikel wurde ohne Einflussnahme oder finanzielle Unterstützung von Interessensgruppen erstellt.
Basisfunktionen außerhalb des Vergleichs
Die folgenden häufig angeforderten Funktionen sind in der Wiki-Welt mittlerweile zum Standard geworden, weshalb ich diese nicht mit in den tabellarischen Vergleich aufgenommen haben.
- Berechtigungsmanagement (Tipp: Artikel zum Thema Beschränkungen in Enterprise Wikis)
- Versionshistorie (+Versionsvergleich)
- Volltextsuche
- Kategorisierung
- Medien und einfache Tabellen
- Vorlagen
Wiki-Vergleich
Die sechs Lösungen habe ich, gemessen an ihrem Nachfrage-Volumen in Deutschland2 (über die letzten 5 Jahre) absteigend sortiert.
Im Vergleich zu der Fünf-Jahresbetrachtung ist das Nachfrage-Volumen von XWiki und BookStack in den letzten 12 Monaten deutlich gestiegen, die Reihenfolge bleibt jedoch auch dort bestehen.
Vorab-Hinweise zu einzelnen Eigenschaften:
- zum Punkt “Kostenlos”: hierbei geht es um die reine Software ohne Support.
- zum Punkt “Redlinks”: Redlinks sind Hyperlinks in Wikis, die (meist) in roter Farbe dargestellt werden und auf noch nicht erstellte Seiten verweisen. Sie dienen als visueller Hinweis und Einladung zur Erstellung fehlender Inhalte.
- zum Punkt “mobile friendly”: dies bedeutet, dass das Wiki so gestaltet ist, dass es auf Mobilgeräten leicht zu navigieren und gut lesbar ist.
| / | MediaWiki | DokuWiki | XWiki | BookStack | BlueSpice | Drupal Wiki |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Kostenlos | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein* | Nein |
| Open Source | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| On-Premises (?) | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Enterprise Support verfügbar | Nein* | Nein* | Nein* | Ja | Ja | Ja |
| Visueller Editor | Plugin* | Plugin* | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kollaboratives Bearbeiten | Plugin* | Nein | Plugin* | Nein | Ja | Nein |
| KI-Editor-Assistenz | Plugin* | Nein | Nein | Nein | Ja* | Nein |
| Strukturierung | flach | flach | hierarchisch | hierarchisch | flach | hierarchisch |
| Redlinks | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja | Nein |
| Kommentare | Ja* | Plugin* | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Simple Statistiken | Ja | Plugin* | Ja | Nein | Ja | Ja |
| mobile friendly | Plugin* | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Zwei-Faktor-Authentisierung | Plugin* | Plugin* | Nein | Ja | Ja | Nein |
| PDF-Export | Plugin* | Plugin* | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Plugin-Verfügbarkeit | Ja | Ja | Ja | Nein | Ja* | Nein |
Auf der Website wikimatrix.org können 82 (!) Wiki-Systeme technisch verglichen werden, auch die hier genannten. Auf der Website wird jedoch Werbung für einzelne Lösungen und Dienstleistungen gemacht, weshalb ich keine Neutralität garantieren möchte. Auch sind einige Angaben nicht up to date.
MediaWiki
MediaWiki ist die Software, auf welcher Wikipedia basiert. Es verfügt über umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins und eine sehr aktive Community. Mit flexiblen Anpassungsoptionen und der Unterstützung für Mehrsprachigkeit eignet sich MediaWiki nicht nur für große Enzyklopädien, sondern auch für Organisationswikis verschiedenster Art.
Ein frisch installiertes MediaWiki bietet zwar bereits umfangreiche Wiki-Funktionen, jedoch müssen für ein nutzungsfreundliches Firmenwiki noch einige Plugins installiert werden. Wer dafür keine Kapazitäten hat – viele Plugins bürgen immer auch einen höheren administrativen Aufwand – und zusätzlichen Enterprise Support benötigt, sollte eventuell BlueSpice in Erwägung ziehen.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
- Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für MediaWiki anbieten.
- Kommentare: MediaWiki bietet statt typischen Kommentaren eine dedizierte Diskussionsseite für jede Wiki-Seite.
- Kollaboratives Bearbeiten: mithilfe der kostenlosen Erweiterung CollabPads
- Visueller Editor: mithilfe der kostenlosen Erweiterung Visual Editor
- KI-Editor-Assistenz: Mit der Erweiterung AIEditingAssistant kann eine KI-Assistenz eingebunden werden, welche verschiedene Möglichkeiten bietet, den markierten Text im Editor zu verändern, wie zum Beispiel den Text kürzer oder länger zu machen, zusammenzufassen, die Grammatik und Rechtschreibung zu korrigieren und die Sprache zu vereinfachen. Für die Verwendung der Erweiterung ist ein ChatGPT API-Key erforderlich.
- Zwei-Faktor-Authentisierung: mithilfe der kostenlosen Erweiterung OATHAuth
- PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
Für weitere MediaWiki-Erweiterungen siehe Nützliche MediaWiki-Erweiterungen.
DokuWiki
DokuWiki ist besonders für seine Einfachheit bekannt, da es keine Datenbank benötigt und im Allgemeinen eher auf eine simple Bedienoberfläche setzt. Es hat eine sehr aktive Community und ist ideal für Teams oder Organisationen, die eine schnelle und einfache Möglichkeit zur Dokumentation suchen, ohne viele Einstellungen vornehmen zu müssen. Auch DokuWikis Community bietet ein umfangreiches und kostenfreies Plugin-Angebot.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
- Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für DokuWiki anbieten.
- Kommentare: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Comment Plugin“
- Visueller Editor: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
- Simple Statistiken: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Statistics Plugin“
- Zwei-Faktor-Authentisierung: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Two Factor Authentication“
- PDF-Export: Es gibt mehrere Plugins, welche diese Funktion gewährleisten.
- mobile friendly: je nach Skin (Design, welches das Aussehen und Layout bestimmt) unterschiedlich, der Standardskin “Vector” (und viele andere) benötigen für eine mobil-freundliche Darstelung jedoch die kostenlose Erweiterung “MobileFrontend“
XWiki
XWiki ist eine Wiki-Software, welche sich durch ihre Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit auszeichnet. Ähnlich wie MediaWiki und DokuWiki bietet es umfangreiche Erweiterungsmöglichkeiten durch kostenlose Plugins, die von einer aktiven Community bereitgestellt und gepflegt werden. XWiki ist besonders geeignet für Organisationen und Teams, die ein individuell angepasstes System suchen, ohne die Komplexität, die mit umfangreicheren Wikis einhergehen kann.
Im Vergleich zu anderen Wikis setzt XWiki auf eine eher hierarchische Strukturierung, welche den Nachteil mit sich bringt, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst dokumentiert werden.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
- Enterprise Support: Es gibt Dritte, die Enterprise Support für XWiki anbieten.
- Visueller Editor: mithilfe der kostenlosen Erweiterung “Visual Realtime Collaborative Editor“
→ zum öffentlichen Demo-System
BookStack
BookStack ist eine übersichtliche Wiki-Software, die sich durch ihre einfache Bedienung und einzigartige Strukturierung der Inhalte in Regalen, Büchern, Kapiteln und Seiten auszeichnet. Diese klare Gliederung ermöglicht es, Informationen schnell zu finden und zu organisieren, was den Zugang und die Navigation erleichtert. Anders als bei vielen anderen Enterprise Wikis setzt BookStack auf ein schlankes Design ohne zusätzliche Plugins, wodurch es sich besonders für Anwender*innen eignet, die eine unkomplizierte und direkt einsatzbereite Lösung bevorzugen, ohne durch eine Vielzahl von Erweiterungen überwältigt zu werden.
Ähnlich wie bei XWiki, hat diese hierarchische Strukturform den Nachteil, dass sich vorab überlegt werden muss, wo der Inhalt einsortiert wird. Dies kann dazu führen, dass Inhalte gar nicht erst im Wiki abgelegt werden.
→ zum öffentlichen Demo-System
BlueSpice
BlueSpice basiert auf der Software MediaWiki und wird von der in Deutschland ansässigen Firma “Hallo Welt! GmbH” entwickelt und supportet. Im Vergleich zum regulären MediaWiki ist BlueSpice explizit für den organisationalen Gebrauch konzipiert und kommt standardmäßig mit rund 180 nützlichen Plugins. Zudem bietet BlueSpice einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an.
Anmerkungen zu den markierten (*) Angaben in der Tabelle:
- Kostenlos: Es gibt eine kostenlose Version, bei welcher jedoch einige der verglichenen Funktionen wegfallen. Was die kostenfreie Version beinhaltet und was nicht, ist auf der offiziellen Bluespice-Website zu finden.
- KI-Editor-Assistenz: Die KI-Assistenz bietet verschiedene Möglichkeiten, den markierten Text im Editor zu verändern, wie zum Beispiel den Text kürzer oder länger zu machen, zusammenzufassen, die Grammatik und Rechtschreibung zu korrigieren und die Sprache zu vereinfachen. Für die Verwendung der Funktion ist ein ChatGPT API-Key erforderlich.
- Plugin-Verfügbarkeit: Für BlueSpice können dieselben Erweiterungen verwendet werden, wie für MediaWiki.
→ zum öffentlichen Demo-System
Drupal Wiki
Drupal Wiki zeichnet sich durch seine spezielle Ausrichtung auf Qualitäts- und Wissensmanagement aus. Ähnlich wie BlueSpice, hat sich Drupal Wiki auf den Einsatz in Unternehmen fokussiert und bietet einen Migrations-Service von Confluence zum eigenen System an. Mit einem umfangreichen Strukturierungssystem, das Kategorien, Tags und Räume umfasst, ermöglicht Drupal Wiki eine, im Vergleich zu anderen Systemen, erweiterte Organisation von Inhalten.
→ eine Demo ist lediglich auf Anfrage und über einen begrenzten Zeitraum von 30 Tagen möglich
Einzelnachweise
- “Journey to Cloud” am 26.10.2023 von www.atlassian.com abgerufen ↩︎
- Interesse im zeitlichen Verlauf von “DokuWiki, XWiki, BookStack, Bluespice, Drupal Wiki” am 26.10.2023 von trends.google.de abgerufen ↩︎
Das Titelbild wurde via DALL·E 3 generiert. Die in der Tabelle verwendeten Icons sind von Font Awesome.
